Aktueller Hinweis zum laufenden Re-KYC-Verfahren

Der KYC-Prozess ermöglicht es den Unternehmen, die Identität eines Kunden festzustellen und zu verifizieren, um so sicherzustellen, dass der Kunde tatsächlich derjenige ist, der er vorgibt zu sein.

KYC ist in der Regel in den folgenden Situationen erforderlich:

• Vor Begründung einer neuen Geschäftsbeziehung
• Bei bestehenden Geschäftsbeziehungen: Aktualisierung der Stammdaten von Vertragspartnern
• In regelmäßigen Abständen in Abhängigkeit von ermitteltem Risiko und Datum der letzten Überprüfung (Re-KYC)

Die Durchführung von KYC für einen Vertragspartner (sowie der für ihn auftretenden Person(en) und wirtschaftlich Berechtigten) erfolgt auf Grundlage geldwäscherechtlicher Anforderungen.

Schritt 1

• Identifizierung des Vertragspartners ("Kunde")
• Identifizierung jeder Person, die im Namen des Vertragspartners handelt (z. B. Unterzeichner)
• Identifizierung der wirtschaftlich Berechtigten

Schritt 2

• Verifizierung des Vertragspartners ("Kunde")
• Überprüfung jeder Person, die im Namen des Vertragspartners handelt (z. B. Unterzeichner)
• Überprüfung der wirtschaftlich Berechtigten

Schritt 3

• Überprüfung der identifizierten Personen gegen anwendbare Sanktionslisten und Listen zur Identifizierung von politisch exponierten Personen, der mit ihm verbundenen Unternehmen und der wirtschaftlich Berechtigten.

Schritt 4

• Die KYC-Prüfung ist abgeschlossen und eine endgültige Entscheidung wird getroffen

Die Anforderungen können je nach Rechtsordnung unterschiedlich sein. Die Lufthansa AirPlus Servicekarten GmbH ("AirPlus") muss sicherstellen, dass die Unternehmen der AirPlus-Gruppe, die in der EU und außerhalb der EU registriert sind, alle anwendbaren lokalen Gesetze und Vorschriften zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung einhalten.

Im Allgemeinen umfassen die KYC-Anforderungen die Identifizierung und Überprüfung von u.a.:

• dem Vertragspartner ("Kunde") einschließlich seiner Bevollmächtigten
• allen Personen, die im Namen des Vertragspartners handeln (z. B. Unterzeichner) und Überprüfung ihrer Bevollmächtigung dazu
• dem/den wirtschaftlich Berechtigte(n) des Kunden
• dem Status des Kunden und des wirtschaftlich Berechtigten als politisch exponierte Person (PEP)

Wie in den geltenden AML-Gesetzen vorgesehen, müssen im Falle einer verstärkten Sorgfaltspflicht (Enhanced Due Diligence, EDD) zusätzliche Informationen/Dokumente erhoben werden.

Die Person, die im Namen des Vertragspartners handelt, ist in der Regel die natürliche Person, die den Vertrag im Namen des Vertragspartners unterschreibt (der "Unterzeichner“).

Er/sie kann entweder ein Mitglied des Vertretungsorgans des Vertragspartners, ein gesetzlicher Vertreter des Vertragspartners oder eine Person sein, die berechtigt ist, im Namen des Vertragspartners zu handeln.

Der wirtschaftlich Berechtigte ist in der Regel die natürliche Person, die Eigentum am Vertragspartner hat oder diesen kontrolliert; oder die natürliche Person, auf deren Weisung eine Transaktion letztlich durchgeführt oder eine Geschäftsbeziehung letztlich begründet wird.

In den meisten Fällen ist ein wirtschaftlich Berechtigter eine natürliche Person, die mehr als 25 % der Anteile oder Stimmrechte besitzt oder auf andere Weise Kontrolle ausübt.

Eine politisch exponierte Person ist eine natürliche Person, die ein wichtiges öffentliches Amt bekleidet oder bekleidet hat. Bekannte Familienmitglieder und/oder enge Mitarbeiter einer PEP besitzen ebenfalls den Status einer PEP und werden genauso behandelt, z. B.:

• Staatsoberhäupter, Regierungschefs, Ministerinnen und Minister, Mitglieder der Europäischen Kommission, Stellvertretende Ministerinnen und Minister sowie Staatssekretäre
• Mitglieder des Parlaments oder Mitglieder vergleichbarer gesetzgebender Organe
• Mitglieder der Führungsgremien politischer Parteien
• Mitglieder von Obersten Gerichten, Verfassungsgerichten oder anderen hohen Gerichten
• Mitglieder der Leitungsorgane von Rechnungshöfen
• Mitglieder der Leitungsgremien von Zentralbanken
• Botschafter, Geschäftsträger und Militärattachés
• Mitglieder der Verwaltungs-, Leitungs- und Aufsichtsorgane von staatlich gehaltenen Unternehmen
• Direktoren, stellvertretende Direktoren, Mitglieder des Leitungsgremiums oder andere Führungskräfte mit vergleichbaren Aufgaben in einer internationalen oder europäischen zwischenstaatlichen Organisation

Zur Identifizierung des Vertragspartners (Unternehmen) sind folgende Informationen erforderlich:

• Name und Art des Unternehmens
• Registernummer des Unternehmens
• eingetragene Geschäftsadresse
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (sofern vorhanden)
• Informationen über die gesetzlichen Vertreter und die wirtschaftlichen Berechtigten

Zur Verifizierung der oben genannten Informationen sind die Gesellschafterverträge sowie amtliche Register oder unabhängige zuverlässige Quellen bereitzustellen, wie z. B.:

• Handelsregisterauszug
• Transparenzregisterauszug
• Satzung
• Gründungsurkunde
• Geprüfte Jahresfinanzberichte

Folgende Angaben zu den Personen sind erforderlich, die im Namen der Vertragspartei handeln. Dies sind in der Regel:

• Vollständiger Name, wie im Ausweisdokument eingetragen
• Geburtsdatum und -ort
• Anschrift
• Staatsangehörigkeit
• Wenn die Person, die im Namen des Vertragspartners handelt, ein Unterzeichner ist: Vollmacht oder gleichwertiger Nachweis der Befugnis des Unterzeichners, im Namen des Vertragspartners zu handeln.

Es können ggf. zusätzliche Angaben aufgrund lokaler regulatorischer Anforderungen erforderlich sein, z. B. aufgrund der Vorgaben des Landes, in dem der Firmen- oder Wohnsitz angesiedelt ist.
Die Identität natürlicher Personen muss dann anhand bestimmter amtlicher Dokumente überprüft werden, wie z. B.:

• Staatlich ausgestellter Lichtbildausweis (Reisepass oder Personalausweis)
• Ein amtlich beglaubigter Nachweis der Anschrift, wenn die Anschrift nicht auf dem Ausweis enthalten ist (z. B. eine Rechnung eines Versorgungsunternehmens).

Folgende Identifizierungsmöglichkeiten stehen zur Auswahl:

• Video-Identifizierung (z. B. Web-ID-Dienstleister, POSTIDENT)
• Vor Ort-Identifikation durch Dritte (z. B. Bank, anderes Finanzinstitut etc.) oder geschulte AirPlus Mitarbeiter

Um die Existenz eines wirtschaftlich Berechtigten festzustellen, müssen bestimmte Unterlagen vorgelegt werden, z. B.:

• Eigentümerstruktur mit Angabe jeder einzelnen Einheit bis zur obersten Beteiligungsebene (oberste Muttergesellschaft), einschließlich der Darstellung der verschiedenen Arten von Anteilen (Stimmrechte, Kapitalrechte und spezifische Formen der Kontrollausübung), ausgedruckt auf Firmenpapier, gestempelt und unterzeichnet.
• Die ausgefüllte Vorlage zur Erklärung des/ der wirtschaftlich Berechtigten
• AML-Schreiben (offizielle Erklärung zur Eigentümerstruktur, zu besonderen Rollenkonstellationen innerhalb der Eigentümerstruktur und zu den wirtschaftlich Berechtigten, unterzeichnet von der Rechtsabteilung des Kunden oder von einem Rechtsanwalt)

Zusätzlich sind auch Angaben zu dem/den wirtschaftlich Berechtigten erforderlich, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

• Vollständiger Name
• Geburtsdatum und -ort
• Anschrift
• Staatsangehörigkeit
• Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses

Dies kann aufgrund von Änderungen auf Ihrer Seite erforderlich sein, z. B:

• Änderung des Firmennamens
• Änderungen in der Eigentümerstruktur
• Adressänderungen
• unabhängig von den oben genannten Gründen, in regelmäßigen Abständen

AirPlus verarbeitet personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung und zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Nähere Informationen finden Sie hier: Datenschutzerklärung | AirPlus.