board icn-card check download facebook globe linkedin links links1 login mail paper pfeil pfeil_dropdown icn-phone print rechts rechts1 schluessel suche telefon twitter x xing youtube Information Outlook / Mail Google+
 

Bel ons!

Als je vragen hebt of meer informatie nodig hebt, bel dan naar het AirPlus Service team
+31(0)20 79 5.23 00
Contacteer ons online
To top
Vliegtuig op vliegveld

Heeft u inzicht in uw reiskosten?

 

Waarom inzicht krijgen in uw reiskosten zo belangrijk is

Veel bedrijven hebben weinig tot geen inzicht in de totale kosten van zakenreizen. Vraag hoeveel ze per jaar uitgeven aan vliegtickets, hotelkosten en extra kosten ter plaatse en maar weinig bedrijven kunnen hier een goed antwoord op geven.

Enerzijds is het in veel gevallen onmogelijk de kosten tot op dit niveau te specificeren, anderzijds worden ook vaak andere kosten gerekend tot travel spend. Denk aan kosten voor lease auto’s, brandstof, trein etc. Dat terwijl goed inzicht een bedrijf met een reisbudget van € 500.000 per jaar al gauw een ´double digit´besparing kan opleveren.

Als het al inzichtelijk is waar het budget aan uitgegeven wordt, dan is het vaak beperkt tot de categorieën: airlines, hotels en overig. Dit brengt een aantal nadelen met zich mee.

U kunt geen afspraken maken met leveranciers

Als u weet waar het reisbudget aan uitgegeven wordt en bij welke leveranciers, is het vaak mogelijk om afspraken te maken. Reizen uw medewerkers vaak per vliegtuig naar London maar met verschillende airlines? In dat geval is het bijna altijd voordeliger om met één airline afspraken te maken. Vaak is niet alleen een gunstige prijs mogelijk, maar ook een betere service aan boord of bij het inchecken. Hetzelfde geldt voor hotels. Overnachten uw medewerkers in hotels van verschillende ketens? Dan is het aan te bevelen om eens te praten met één of twee ketens. Dit soort gesprekken kunt u ook voeren met autoverhuurbedrijven. Ziet u in de rapportages dat er bijna altijd gevlogen wordt naar Parijs, dan is dat een goed moment om eens te kijken of reizen per Thalys niet interessanter is voor u en uw medewerkers.

U heeft onvoldoende inzicht in welke uitgaven niet conform de travel policy zijn

Bij een goed inzicht hoort ook dat u weet welke uitgaven niet conform de travel policy zijn. In veel bedrijven worden declaraties nog handmatig of via Excel-sheets ingediend. De manager geeft akkoord en de betaling wordt geregeld door de financiële afdeling. Uit welke posten de kosten bestaan wordt niet vastgelegd. Wordt er gevlogen met de ´preferred airline´en overnacht in de hotels waar prijsafspraken mee zijn gemaakt? Hoe vaak er extra services zoals minibar, een drankje bij de bar of pay-tv worden gedeclareerd is daardoor niet helder. Op het eerste gezicht gaat het om kleine bedragen, maar hoeveel procent van het budget gaat hier op jaarbasis naar toe?

Dat u hierin geen inzicht heeft, wil natuurlijk niet meteen zeggen dat u maatregelen moet treffen. Maar inzicht zorgt er wel voor dat u bewust met het budget kunt omgaan.

U weet niet direct waar welke werknemer zich bevindt

Als werkgever draagt u tijdens zakelijke reizen een bepaalde zorg voor uw medewerkers: de duty of care. De wet verlangt van u dat u te allen tijde weet waar welke werknemer zich bevindt. Het spreekt voor zich dat dit een behoorlijk nauwkeurige administratie van u vraagt, die gepaard gaat met de nodige werklast. Fouten zijn al snel gemaakt. Dit terwijl zaken met een goed betalingssysteem eenvoudig te achterhalen is.

U weet niet goed wat uw marge is op projecten of werkzaamheden

Als zakenreizen verbonden zijn aan specifieke projecten of werkzaamheden, wilt u natuurlijk weten of deze activiteiten binnen het geplande budget blijven. Als blijkt dat de reiskosten die betrekking hebben op een project te hoog oplopen wilt u dat direct kunnen zien. U kunt in het vervolg afspreken om deze kosten één op één door te rekenen aan de klant, andere prijzen te gaan hanteren of zelfs bepaalde activiteiten af te stoten.

Wilt u weten of u een goed inzicht in uw travel spend heeft? Bekijk dan of u zonder al teveel uitzoeken onze 11 vragen kunt beantwoorden. Bekijk de vragen.


Inzicht in uw travel spend met AirPlus

Met de innovatieve betaaloplossingen van AirPlus vereenvoudigt u uw betaalprocessen en administratieve verwerking aanzienlijk. Dat komt doordat alle reiskosten gecentraliseerd betaald worden, of bijvoorbeeld via Corporate card of virtuele creditcards. Alle statements zijn voorzien van gedetailleerde informatie zoals naam van de reiziger, bestemming, extra uitgaven, naam van de airline, het project waar de kosten voor gemaakt zijn etc. Binnen 24 uur na een betaling is deze informatie al inzichtelijk en op te vragen. Hierdoor heeft u op elk gewenst moment inzage in de kosten. Meer weten? Neem contact met ons op!

To top

Beeldrechten

Wisselen

https://www.airplus.comhttps://www.airplus.com/nl/nl/resources/resources/blog/blog-artikels/blog-inzicht-in-reiskosten-belangrijk.html