board icn-card check download facebook globe linkedin links links1 login mail paper pfeil pfeil_dropdown icn-phone print rechts rechts1 schluessel suche telefon twitter x xing youtube Information Outlook / Mail Google+
 

Bel ons!

Als je vragen hebt of meer informatie nodig hebt, bel dan naar het AirPlus Service team
+31(0)20 79 5.23 00
Contacteer ons online
To top
Stad en zon

De hotelovernachtingen van uw medewerkers laten voorschieten of betalen per factuur?

 

De hotelovernachtingen van uw medewerkers laten voorschieten of betalen per factuur? 4 Redenen waarom u dat als werkgever niet moet willen.

hotelovernachting

Steeds meer werkgevers zorgen goed voor hun personeel als het aankomt op zakenreizen. Zo is er vaak een goede travel policy, geeft de werkgever met zorg invulling aan de duty of care en is de zakenreiziger goed ontzorgd door bijvoorbeeld vliegtickets direct in rekening te laten brengen aan het bedrijf. Toch is er nog één ding dat vaak niet goed geregeld is: de betaling van de hotelkosten. Laat u uw medewerkers de hotelrekening voorschieten? Of handelt u de overnachting achteraf af per factuur? In dit artikel bespreken we 4 redenen waarom u dat niet moet willen.

Facturen van hotels belasten de financiële afdeling in grote mate

De kosten en betalingen van zakenreizen belasten in grote mate de financiële afdeling. Het matchen van bonnen, verwerken van facturen en declaraties is een tijdrovende en arbeidsintensieve klus. Daar komt vaak nog bij kijken dat niet altijd alle gegevens zijn aangeleverd, zoals de naam van de reiziger, de kostenplaats, het project waar de kosten op geboekt moeten worden etcetera. In bedrijven waar veel gereisd wordt, is het niet vreemd als een groot deel van het werk van de financiële afdeling het gevolg is van zakenreizen.

Als er al maatregelen zijn doorgevoerd om efficiënter te werken, blijft dit vaak beperkt tot de afrekening van vliegtickets. Dit terwijl overnachtingen gemiddeld een groot deel omvatten van het travel budget. Door ook de hotelovernachtingen centraal af te rekenen kunt u de werkdruk nog eens flink verlagen.

Betalen per factuur geeft u niet de nodige inzichten

Veel werkgevers maken afspraken met hotels om de betaling achteraf per factuur te voldoen of laten de reiziger zelf voorschieten. Dat klinkt als een goed alternatief, maar in de praktijk helpt u dit vaak niet veel verder. U vermindert hier niet direct de werkdruk op de financiële afdeling mee en u heeft ook nog eens geen grip op eventuele andere uitgaven die op de factuur vermeld staan. Denk aan consumpties uit de minibar of diners in het restaurant die genuttigd zijn. Als dit niet conform uw reisbeleid is kunt u er achteraf weinig meer aan doen dan het oplossen met uw werknemer, wat veel handmatig werk vereist. Een ander probleem is dat u ook geen inzicht heeft in de totale kosten die er per jaar mee gemoeid zijn. Stel dat u dit voor uw werknemer betaalt, hoeveel procent van het budget gaat hier per jaar aan op? Houden werknemers zich aan het reisbeleid? Is het wellicht noodzakelijk om het reisbeleid te herzien?

Voorschieten legt vaak een onredelijke belasting op de werknemer

Veel werkgevers denken bovengenoemde risico’s te vermijden door de werknemer de hotelkosten voor te laten schieten. Op dat moment kan een declaratie achteraf nog geweigerd worden en dat geeft een werkgever in grote mate een gevoel van een controle. Maar door deze verantwoordelijkheid bij de werknemer te leggen, belast u vaak in onredelijke mate hun financiële speelruimte. Werknemers die regelmatig een zakenreis maken en geacht worden dit zelf voor te schieten, zijn al gauw genoodzaakt een creditcard aan te vragen met een bkr-registratie tot gevolg. Voor een werknemer die veel reist, is een limiet van € 10.000 geen uitzondering. Maar ook met het standaardlimiet van ongeveer € 2.500 kunnen uw werknemers al de nodige hinder ondervinden. Zij lopen namelijk niet alleen een groot financieel risico, ook kunnen zij in problemen komen als zij een nieuwe hypotheek willen aanvragen, een bestaande hypotheek willen oversluiten of anderszins aanspraak willen maken op een krediet.

Werknemers wijken uit naar de creditcard van hun manager

Dat werknemers het vaak niet fijn vinden om hun eigen creditcard te gebruiken voor zakenreizen zal u niet verbazen. Dat zij zoeken naar alternatieve oplossingen is een logisch gevolg. Het komt dan ook regelmatig voor dat de creditcard van de manager wordt gebruikt om kosten voor de werknemers te betalen. Op het moment dat de bedrijfscreditcard door meerdere mensen gebruikt kan worden, gaat dit ten koste van de grip en zekerheid die u wellicht dacht te hebben. Wie kunt u aanspreken als er ongeoorloofde betalingen mee worden gedaan? Of als de creditcard gestolen wordt of verloren gaat?

Gecentraliseerd betalen als best practice

U bent niet de enige werkgever die met deze uitdagingen worstelt. Het gecentraliseerd betalen en afhandelen van de hotelovernachtingen is een best practice binnen zakenreizen. U heeft één bedrijfsaccount waar alle kosten zoals hotelovernachtingen, vliegtickets en uitgaven ter plaatse op geboekt kunnen worden. Uw werknemers voorziet u van een virtuele creditcard die slechts enkele malen gebruikt kan worden en een beperkt limiet heeft.

Bijkomend voordeel van gecentraliseerd betalen met een virtuele creditcard, is dat zakenreizigers sneller geneigd zijn om de voorgeschreven boekingskanalen te gebruiken dan wanneer ze dit zelf moeten voorschieten. Dit leidt tot meer inzicht en grip op de kosten.

Inzicht in uw travel spend met AirPlus

Met de innovatieve betaaloplossingen van AirPlus vereenvoudigt u uw betaalprocessen en administratieve verwerking aanzienlijk. Dat komt doordat alle reiskosten gecentraliseerd betaald worden, of bijvoorbeeld via Corporate Card of virtuele creditcards. Alle statements zijn voorzien van gedetailleerde informatie zoals naam van de reiziger, bestemming, extra uitgaven, naam van de airline, het project waar de kosten voor gemaakt zijn etc. Binnen 24 uur na een betaling is deze informatie al inzichtelijk en op te vragen. Hierdoor heeft u op elk gewenst moment inzage in de kosten. Meer weten? Neem contact met ons op!

To top

Beeldrechten

Wisselen

https://www.airplus.comhttps://www.airplus.com/nl/nl/resources/resources/blog/blog-artikels/blog-hotelovernachting.html