Tekstgrootte  Increase font-size  Decrease font-size 

European Patent Office

Travel Management by European Patent Office

Met een personeelsbestand van bijna 6.500 medewerkers, waarvan er 2.500 werken in Nederland, en rond de 10.000 reizen per jaar stelde EPO de eis overzicht en structuur te krijgen om het zakelijk reizen beter beheersbaar te maken. Christian Archambeau, Principal Director Administration, begeleidt dit proces, bijgestaan door de Account Manager van BCD Travel.

Meer efficiëntie

“We zijn begonnen met het formeren van verschillende projectgroepen, waarin specialisten in financiële en administratieve processen en SAP-experts zitting hebben”, aldus Christian Archambeau. “Daarna hebben we de diverse oplossingen van de verschillende aanbieders met elkaar vergeleken en tegen elkaar afgewogen. De keuze voor AirPlus werd gemaakt vanwege een heel aantal tijd- en geldbesparende mogelijkheden, die bovendien meer efficiëntie garandeerden. Daarnaast bood de terugkoppeling van reisdata vele aanknopingspunten voor verdere structurering van het reisbeleid van EPO.”

Online facturen downloaden

“De AirPlus Company Account wordt gebruikt in Duitsland, Oostenrijk en Nederland voor de afhandeling van alle transacties via de reisagent. Op de factuur worden tevens 6 referenties meegegeven, waaronder kostenplaatsnummer, projectnummer, ordernummer en afdelingsnummer. Deze facturen kunnen we online bekijken via de AirPlus Portal en verder analyseren,” vervolgt Christian Archambeau.

Elektronische data-integratie in SAP

“Een andere belangrijke stap die ons veel tijd en geld bespaart, is de elektronische integratie van de factuurdata in ons SAP systeem. Dat is nodig voor de goedkeuring,” zegt Christian Archambeau. “De uitgebreide kennis die AirPlus heeft op het gebied van elektronische integratie van factuurdata en de begeleiding die daarbij gegeven wordt, was mede bepalend voor onze uiteindelijke keuze. AirPlus is SAP-gecertificeerd, waardoor de implementatie eenvoudig te realiseren is. Voorheen hanteerden we een nogal bewerkelijke procedure. Nu beschikken we over een structurele oplossing die de ‘workflow’ optimaliseert.”´

Internationale data consolidatie

“Ook de rapportagemogelijkheden van de ‘AirPlus Information Manager’ werden als een belangrijk voordeel ervaren,” vertelt Christian Archambeau. “We werken weliswaar met verschillende reisagenten samen, maar door AirPlus kunnen we heel gemakkelijk toegang krijgen tot geconsolideerde data.
We maken veel gebruik van Lufthansa en via AirPlus krijgen wij zelfs actueel gevlogen data voor deze airline aangeleverd!” “Ons volgende project betreft het automatiseren van de ‘uploading’ van data via een FTP link.We hebben daarmee een geweldige efficiency-slag gemaakt!” meldt Christian Archambeau tot slot.

Tekstgrootte  Increase font-size  Decrease font-size