Tekstgrootte  Increase font-size  Decrease font-size 

Veelgestelde vragen over onze services voor reisagenten


1.1 Wat is een AirPlus Company Account?

De AirPlus Company Account is een centrale betalingsoplossing (bedrijfscreditcard) die kan worden gebruikt om vluchten, treinkaartjes, huurwagens en andere reisgerelateerde transacties te factureren. Ook wel bekend als een UATP kaart.

1.2 Wat zijn de voordelen voor de klant van facturatie via de AirPlus Company Account?

De klant ontvangt een overzichtelijke factuur met duidelijke gegevens van hoge kwaliteit.

1.3 Hoe vraag ik een AirPlus Company Account aan voor mijn klanten?

Laat uw klant eenvoudig een AirPlus WebContract invullen en ondertekenen.

1.4 Vanaf welk aantal transacties biedt een AirPlus Company Account voordelen?

Evaluatie van reiskosten loont de moeite voor een transactievolume van tenminste 30.000 Euro.

1.5 Kan een bedrijf meerdere AirPlus Company Accounts hebben?

Ja, bijvoorbeeld als een bedrijf verschillende dochterondernemingen heeft, kunnen zij elk een eigen AirPlus Company Account hebben. In kleinere bedrijven met maar één reisagent is dit vaak niet nodig, want zelfs met één kaart is het mogelijk om een gedetailleerd overzicht te ontvangen, bijvoorbeeld gesorteerd per kostenplaats of afdelingsnummer.

1.6 Wat kan ik factureren via de AirPlus Company Account?

Tickets van de meeste internationale luchtvaartmaatschappijen, service fees van reisagenten, treinkaartjes, low cost carriers en reserveringen voor huurauto’s.


2.1. Mislukte autorisatie

Bel uw plaatselijke Klantenservice:
- Nederland +31 20 795 23 00
- België en Luxemburg +32 70 22 30 15
- Buiten kantooruren +49 6102 204 199

2.2. Geweigerd door AirPlus interface

Raadpleeg 4.4. Waarom kunnen transacties worden geweigerd?


3.1. Wanneer ontvang ik de betaling van AirPlus?

Dat hangt af van wat is overeengekomen in het AirPlus Merchant Agreement, dat uw agent-schap heeft ondertekend als AirPlus partner; de opties zijn betaling eens per maand te ontvangen (op de 4e) of – met betaling van de van toepassing zijnde aanvulling – tweemaal per maand (op de 4e en 19e) of zelfs wekelijks.

3.2. Met wie moet ik contact opnemen als er een betaling ontbreekt?

Stuur een e-mail naar benelux@airplus.com of bel +31 20 795 2300 . Om te kunnen helpen met het natrekken van het ontbrekende bedrag, hebben wij uw merchant ID nummer en de details van de transactie nodig als volgt: uw factuurnummer, ticketnummer, passagier, bedrag en AirPlus Company Account nummer van de klant.

3.3. Wat zijn de oorzaken van ontbrekende betalingen?

Als een betaling ontbreekt op uw afschrift, kan het weigeren van de transactie een reden zijn.

Zie ook 4.4. Waarom kunnen transacties worden geweigerd?


4.1. Hoe werkt het proces van het overbrengen van transacties naar AirPlus?

De bestanden in TAMARA formaat worden aangemaakt door data direct uit het administratie-systeem van het reisagentschap te extraheren en worden regelmatig naar AirPlus verzonden via Portal upload of beveiligde FTP. De TAMARA interface is om deze reden in uw back office systeem geïntegreerd.

Het facturatiesysteem voor transacties, die betaald worden via de AirPlus Company Account, werkt als volgt: Het reisagentschap stuurt de ontvangstbevestiging voor de diensten, die via de Company Account betaald worden, naar de klant met een bedrag van EUR 0.00. Het bedrag op dat document is nul om boekhoud-technische redenen: de boekhoudafdeling van de klant betaalt het bedrag vermeld op het AirPlus afschrift aan AirPlus, maar gebruikt het document van het reisagentschap om BTW aan te geven. U, als reisagentschap, ontvangt de betalingen voor de non-air (Merchant Agreement) transacties direct van AirPlus. Het BSP proces , zoals gebruikelijk, is van toepassing op air transacties, die via de AirPlus Company Account worden betaald.

4.2. Hoe worden de TAMARA bestanden gegenereerd?

De bestanden in TAMARA formaat worden aangemaakt door data direct uit het administratiesysteem van het reisagentschap te extraheren en worden regelmatig naar AirPlus verzonden via Portal upload of beveiligde FTP. De TAMARA interface is om deze reden in uw administratiesysteem geïntegreerd.

4.3. Wat gebeurt er, nadat de TAMARA bestanden verzonden zijn?

Zodra de bestanden ontvangen zijn, zendt AirPlus u onmiddellijk een bevestiging per e-mail (de afzender van de e-mail is tamara-benelux@airplus.com), het zogenaamde TQC (Transaction Quality Control) Protocol. Hieronder volgt een voorbeeld van zo'n TQC Protocol .

FAQ

Deze e-mail vermeldt de proces status van uw transacties (en vermeldt ook eventuele transacties, die misschien geweigerd zijn, en daarom niet verwerkt zijn in de systemen van AirPlus). Wanneer u die e-mail ontvangt, controleer de inhoud en, indien noodzakelijk, corrigeer en verstuur alleen de geweigerde transacties opnieuw.

4.4. Waarom zouden transacties worden geweigerd?

Een transactie kan door het AirPlus systeem om een veelvoud van redenen worden geweigerd. Sommige daarvan zijn:
• Naam van de passagier ontbreekt
• Het airline voorvoegsel ontbreekt of is onjuist
• Het transactie type is onjuist
• Het bedrag van de transactie is nul
• De kaart van de klant is geblokkeerd of geannuleerd (zie ook 4.6. Met wie moet ik contact opnemen wanneer een boeking via de AirPlus Company Account niet afgemaakt kan worden?)

In ieder geval zult u de reden voor de weigering met een gedetailleerde uitleg op uw TQC protocol kunnen vinden (zie de afbeelding hierboven, onder "error message"). Indien de reden niet duidelijk is voor u en u weet niet welke correctie te maken, stuur dan een e-mail met uw protocol bijgevoegd naar TAMARA-benelux@airplus.com.

4.5. Hoe moet ik geweigerde transacties corrigeren en opnieuw indienen?

U kunt transacties eenvoudig corrigeren met onze TAMARA Viewer, die hier gedownload kan worden:

TAMARA Viewer

In het geval van vragen kunt u contact met ons opnemen via TAMARA-benelux@airplus.com.

4.6. Met wie moet ik contact opnemen wanneer een boeking via de AirPlus Company Account niet afgemaakt kan worden?

Bel dan uw plaatselijke AirPlus Klantenservice: voor Nederland +31 20 795 23 00, voor België en Luxemburg +32 70 22 30 15, wanneer de volgende omstandigheden zich voordoen:
4.6.1: Een bericht verschijnt waar u om DBI gevraagd wordt.
4.6.2: Er is geen approval code beschikbaar.
4.6.3: Het bericht in het TQC is als volgt voor de geweigerde transacties: "please contact card holder".

4.7. Wanneer storneert AirPlus een betaling?

Wanneer er dubbele debet- of creditposten voor dezelfde boeking foutief in ons systeem voorkomen, dan moeten die gecorrigeerd worden. In zulke gevallen zal AirPlus u daarover per e-mail informeren, meestal vanaf het volgende adres: pending-chargeback@airplus.com.

Let er echter op, dat in het geval er binnen 14 dagen geen reactie (dus een correctie of meer informatie) is van uw agentschap over de foutieve transactie(s), AirPlus de chargeback(s) dan zal uitvoeren.

4.8. Als er bij mijn AirPlus klant een refund creditpost op de rekening ontbreekt, waar wij de airline al veel eerder om verzocht hadden, met wie moeten wij dan contact opnemen om het te checken?

Schrijf ook in dit geval een e-mail met de relevante details (d.w.z., ticketnummer, passagier, bedrag en AirPlus Company Account nummer van de klant), en voeg een kopie van het BSP Billing Analysis rapport bij, aan: benelux@airplus.com.Onze collega's kunnen dan onderzoek doen naar de status bij BSP of nagaan of een refund al in ons systeem beschikbaar is, wat dan op het volgende afschrift voor de klant zal verschijnen.


5.1. Wat zijn DBI's?

DBI betekent "Descriptive Billing Information" en geeft de referentievelden weer, die door de klant zijn vastgelegd (bij voorbeeld kostenplaats of projectnummer). Of er nu vliegreizen, autoverhuur of treinreserveringen geboekt worden – DBI's spelen een vooraanstaande rol voor facturen van goede kwaliteit voor onze gezamenlijke klanten. De DBI's kunnen permanent in het profiel van de reiziger worden opgeslagen als statische data (bv. personeelsnummer) of kunnen handmatig worden ingevoerd als zij variabel zijn (bv. een projectnummer).

Als reisagentschap kunt u ook via het AirPlus formaat TAMARA DBI's aan ons doorgeven voor alle transacties over de AirPlus Company Account van uw klant. De informatie, die wordt doorgegeven aan AirPlus in het TAMARA formaat, wordt gegenereerd uit het Back Office System van uw agentschap en zal daarom alle relevante data extraheren.

5.2 Hoe gebeurt een automatische overdracht van DBIs vanuit een klantenprofiel?

DBI gegevens moeten eerst in een bepaald formaat (bij Amadeus bijvoorbeeld in RM*) ingevoerd worden in het klantenprofiel voordat deze gegevens automatisch kunnen worden doorgestuurd.

5.3 Waarom ontbreken DBI gegevens vaak op MCO’s of op andere handmatig aangemaakte documenten?

Sommige reisagenten vergeten een autorisatiecode mee te sturen bij handmatig aangemaakte documenten. Het is echter noodzakelijk om DBIgegevens met de AirPlus creditcardvoucher mee te sturen.

5.4. Wat is het DBI Quality System?

Het DBI Quality System is een op het web gebaseerd platform in het AirPlus Business Travel Portal, waar transacties met de desbetreffende DBI's getoond worden, in afwachting van voltooiing. Hier kunt u ontbrekende DBI data toevoegen en ook controleren of de facturen (of ontvangstbevestigingen) voor tickets nog door het reisagentschap moeten worden aangemaakt. Hierdoor kunnen wij een factuur van hoge kwaliteit aanmaken voor onze klanten, inclusief alle DBI en factuurnummers van de agentschappen.

Transacties met ontbrekende DBI (d.w.z., de transactie via uw TAMARA interface was ontvangen op AirPlus, maar bevatte niet alle verplichte DBI's) en ontbrekende verzonden data (d.w.z., de transactie via uw TAMARA interface werd nog helemaal niet ontvangen op AirPlus, maar de BSP transactie is in afwachting van voltooiing met DBI's) worden voor bepaalde tijd in het Portal getoond aan de aangewezen gebruiker van het reisagentschap.

Het DBI Quality System is in alle landen beschikbaar.

5.5. Wat moet ik doen om toegang tot het DBI Quality systeem te verkrijgen?

Het kaartnummer van de klant voor de AirPlus Company Account moet worden ingesteld voor toegang tot deze aanvullende diensten. Om toegang te verkrijgen voor u, als reisagentschap, kunt u ons een e-mail sturen op dbi@airplus.com met uw volledige naam, e-mailadres, land, IATA-nummer en/of het rekeningnummer van uw klant. Eén of beide criteria kunnen worden gebruikt om boekingen toe te wijzen, die gemaakt zijn onder uw gebruikers login voor onze DQS.

Denk er echter aan, dat u dan twee verschillende gebruikers namen kan hebben voor hetzelfde AirPlus Portal, maar voor verschillende functies (bv., de Upload manager en het DBI Quality System).

De koppeling hieronder leidt tot de handleiding voor het werken met de DQS:

QuickGuide Portal DBIQualitySystem


6.1. Wat is een A.I.D.A. nummer?

Een A.I.D.A. nummer is een MasterCard nummer van 16 cijfers, dat door de A.I.D.A. software gegenereerd wordt voor exclusief gebruik door op AirPlus geregistreerde gebruikers. Met dat nummer kunnen op AirPlus geregistreerde gebruikers betalen voor T&E transacties, waar de AirPlus Company Account niet als betaalvorm aanvaard wordt, maar MasterCard wel. Het A.I.D.A. nummer is geldig voor 6 maanden. Voor iedere transactie wordt een apart nummer gegenereerd, dat dan werkt als unieke identificatie voor de AirPlus Company Account.

6.2. Wanneer en waar moet ik een A.I.D.A. gegenereerd nummer gebruiken?

Een A.I.D.A. nummer kan gebruikt worden voor alle T&E aankopen, waar MasterCard aanvaard wordt en waar de AirPlus Company Account niet wordt aanvaard als betaalvorm. Dit geldt voor alle transacties voor goedkope carriers, hotels, spoorwegen en autoverhuur, waar virtuele betalingen en betaling door derden wordt geaccepteerd.

6.3. Wie kan de A.I.D.A. software gebruiken?

Alle reisagenten, reis managers en individuele gebruikers, die geregistreerd staan bij AirPlus in de landen waar A.I.D.A. is geregistreerd, kunnen de A.I.D.A. software gebruiken.

6.4. Hoe kan ik toegang verkrijgen tot A.I.D.A.?

Voordat u A.I.D.A. kunt gebruiken voor uw AirPlus klanten, dient u uw agentschap via onderstaande koppeling te registreren:

www.airplus.com/aida/nl

Na registratie zult u uw login details ontvangen via e-mail voor toegang tot uw eigen Business Travel Portal. Vanuit dat Portal kunt u de A.I.D.A. kredietkaartnummers genereren voor uw AirPlus klanten door te klikken op: Credit Card Management -> A.I.D.A. number generation

U kunt de software ook downloaden door te klikken op 'A.I.D.A. download' via de 'Downloads' link rechtsboven in uw Portal pagina. Na het downloaden zult u het A symbool zien rechtsonder op uw taakbalk. Wanneer u dan op een website bent van een TMC, die MasterCard accepteert maar geen UATP, komt er een automatische pop-up masks op de betaalpagina voor de boeking terechtkomt en kunt u uw betaling verrichten met het virtuele MasterCard-nummer.

Houd er echter rekening mee, dat de gedownloade software aan de PC gebonden is en niet aan de gebruiker. Dat betekent, dat wanneer u via een andere computer naar het AirPlus Business Portal gaat, u de software opnieuw moet downloaden.

6.5. Wordt de A.I.D.A. service aangeboden voor elke AirPlus Company Account?

Op dit moment biedt AirPlus de A.I.D.A. service aan aan houders van company accounts in het VK, Zwitserland, Italië, Nederland, Spanje, België, Duitsland, Denemarken, Zweden en Australië.

6.6 Als reisagentschap werk ik met meerdere klanten, die reis transacties op de Company Account via A.I.D.A. willen verrichten; heb ik dan meerdere Portal logins nodig?

Als u al een Portal login hebt, hoeft u niet voor een tweede keer te registreren.

6.7. Hoe kan ik de A.I.D.A. software gebruiken?

Er zijn twee versies van de A.I.D.A. software beschikbaar, de Desktop Version en de Website Version. De gebruiker kan de Desktop Version downloaden door in te loggen op het AirPlus Portal en dan op de Download knop te klikken; de installatie duurt dan slechts een minuut. De Website Version is automatisch voor de gebruiker beschikbaar via het AirPlus Portal. Er is geen downloaden nodig. De gebruiker klikt dan simpelweg op de A.I.D.A. nummer genereer-knop, Neem voor gebruikers-ondersteuning en vragen contact op met uw regionaal kantoor.

6.8. Wat zijn de voordelen van de A.I.D.A. Desktop Version en de Website Version?

De Desktop Version biedt gemakkelijke toegang tot de A.I.D.A. functionaliteit zonder iedere keer in te loggen op het AirPlus Portal wanneer de gebruiker een nummer wil genereren. De Desktop Version vult ook online betaalformulieren van te voren in met betalingsgegevens, inclusief het A.I.D.A. nummer en adres. Tevens, op veel sites waar de online merchant geen AirPlus Company Account nummers accepteert, maar wel MasterCard, start de A.I.D.A. Desktop Version automatisch vanuit het systeemvak en toont een login scherm aan de gebruiker.
De Website Version van de A.I.D.A. Client is ideaal wanneer u een andere computer gebruikt en de software niet wilt downloaden. De Website Version is eenvoudig beschikbaar door één keer in te loggen op het AirPlus Portal.

Klik hieronder voor meer download- en installatie-instructies en informatie over functionaliteit voor de gebruiker:

Download and Installation Instructions

Als u het antwoord op uw vraag niet hebt gevonden in de documentatie hierboven, aarzel dan niet om contact op te nemen met onze plaatselijke Klantenservice: voor Nederland +31 20 795 23 00, voor België en Luxemburg +32 70 22 30 15.

6.9. Hoe moet A.I.D.A. gebruikt worden voor hotel-boekingen?

Zie de koppelingen hieronder voor het hulpdocument, dat u helpt met het arrangeren van hotel-boekingen voor uw AirPlus klant(en):

A.I.D.A. Information

6.10. Voor welke airline boekingen is het NIET nodig A.I.D.A. te gebruiken?

Hier is de directe koppeling naar de laatste UATP acceptatie-lijst:

Acceptatie-lijst


7.1 Wat kan ik doen wanneer mijn klanten ook andere diensten via hun AirPlus Company Account willen betalen? Wie is verantwoordelijk voor de Merchant fee?

Met een AirPlus Merchant overeenkomst kan een speciale overeenkomst gesloten worden tussen u en AirPlus, waardoor u al uw diensten via de AirPlus Company Account kan factureren.

7.2 Wat is AirPlus Electronic Billing?

AirPlus Electronic Billing is het doorsturen van AirPlus factuurgegevens in elektronische vorm, voor integratie en verwerking in andere systemen (zoals SAP of Oracle).

7.3 Wat is AirPlus Invoice Control?

AirPlus Invoice Control is een softwareoplossing gebaseerd op Excel waarmee de klant elektronische factuurdata kan aanpassen en exporteren. Ook kan de klant met invoice Control de factuur data van AirPlus geautomatiseerd reconciliëren met de factuurdata van de reisagent.

7.4 Wat zijn AirPlus Corporate Cards?

AirPlus Corporate Cards zijn bedrijfscreditcards (MasterCard) die door zakenreizigers gebruikt worden om hun reiskosten (hotel, restaurant, telefoon, etc.) af te rekenen. Deze kaarten zijn enkel verkrijgbaar in combinatie met een AirPlus Company Account overeenkomst.

7.5 Hoe vraag ik AirPlus Corporate Cards aan voor mijn klanten?

Uw klant sluit eerst een contract af met AirPlus. Daarna hebben de medewerkers de mogelijkheid individuele AirPlus Corporate Cards aan te vragen.

7.6 Wat betekent internationale data-analyse?

1. Consolidatie van alle data van AirPlus Company Account en AirPlus Corporate Cards, nationaal en internationaal.

2. Inclusief data andere creditcards dan die van AirPlus.

7.7 Wat zijn Managementinformatiessystemen? Waarvoor worden ze gebruikt?

Managementinformatioesystemen evalueren data, gebaseerd op bepaalde parameters, zodat ze transparantie bieden en makkelijker en overzichtelijker te interpreteren zijn door een bedrijf.

7.8 Wat is de AirPlus Information Manager?

Dit is het managementinformatiesysteem van AirPlus voor de evaluatie, controle en analyse van de reiskosten van een bedrijf.

7.9 Waarvoor zijn deze analyses nodig?

Om bijvoorbeeld te onderhandelen over tarieven met luchtvaartmaatschappijen en op die manier constructief kosten te besparen.

7.10 Hoe ontvangt u de data die nodig is voor evaluatie?

AirPlus zal deze gegevens ter beschikking stellen.

7.11 Moet de kaart ook daadwerkelijk bij het reisbureau gedeponeerd worden?

Neen, u heeft geen fysieke kaart. De klant of AirPlus geeft u het Company Account nummer en geldigheidsdatum door.

Tekstgrootte  Increase font-size  Decrease font-size