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Opinión: "Es un hecho reconocible que los pagos centralizados son la solución predominante en LATAM." —Eric Zymna

Centralización Vs. Descentralización en soluciones de pago de viajes corporativos. ¿Cuál es tu posición?

Es casi un cuento de antaño, casi una discusión filosófica, es el enfrentamiento clásico entre alfa vs. omega que nuestra industria ha estado discutiendo desde hace un tiempo.
Ilustración de procesamiento de datos

Cuando se trata de centralización Vs descentralización de soluciones de pago de viajes corporativos hay posiciones culturales, geográficas o incluso burocráticas que hacen que los profesionales de nuestra industria elijan una u otra posición.

Cuando se trata de esta discusión, mi posición es clara, estoy a favor del pago centralizado gran parte debido a la región en que opero, y pido a los lectores que piensen diferente a mí compartan sus puntos de vista.

Algunos hechos. Según un informe de Egencia, solo un tercio de las empresas europeas están a favor de un sistema de pago descentralizado, mientras que, en Norteamérica, dos tercios de las empresas confían en una solución descentralizada que está basada principalmente en tarjetas corporativas convencionales no digitales.

Desde mi punto de vista, la solución descentralizada es apropiada para algunos casos específicos. Por ejemplo, si su empresa aún gasta menos y las necesidades de viaje son menos complejas, por ahora, debo decir que debe permanecer descentralizado hasta que llegue una solución revolucionaria que organice sus necesidades de viaje de negocios.

Sin embargo, yo estoy al otro lado de la discusión y las razones por las que estoy a favor de las soluciones centralizadas de pago de viajes corporativos vienen respaldadas tras tantos años en esta industria.

Quiero compartirles tres razones:

  • 1. La información (Data) manda y la calidad es sagrada.

    Vivimos en la era de la calidad de los datos, y con frecuencia tomamos decisiones basados en los números a los que tenemos acceso, pero ¿qué sucede si no contamos con una fuente confiable de datos? Respuesta: Todo lo que planeamos, anticipamos y queremos en nuestras empresas se desmorona.

    Y es que la calidad de Datos que es limpia y confiable se logra sólo con la utilización una solución centralizada. Cuando su compañía tiene toda la información "en un solo lugar" y con expertos que tienen experiencia comprobada ofreciendo datos consistentes, el resultado es procesos de conciliación de cuentas que se reducen al mínimo, generando así más eficiencia y control.

  • 2. Tan obvio como que el sol es caliente.

    Tener una cuenta central, emitida en nombre de la empresa, significa que todos los empleados, incluso los que se han unido recientemente a la empresa, o también los tienen poca frecuencia de viaje, están cubiertos por una solución diseñada para responder a cada demanda individual. De hecho, contar con una opción centralizada permite que las compañías cubran los costos de viaje para quienes no son empleados, lo que significa que, si viaja con un acompañante, estarán cubiertos y sus gastos se pagarán, siempre y cuando las políticas internas lo permitan.

  • 3. Transparencia siempre.

    Ni un solo pago tiene que ir a una tarjeta personal, y por supuesto, los anticipos en efectivo son parte de la historia. Con una solución de pago centralizada, evitamos ese engorroso paso de manejar el dinero, el cual generalmente desencadena un conjunto de tareas administrativas adicionales que hacen que los procesos se vuelvan más lentos y con una clara disminución de la transparencia.

  • 1. La información (Data) manda y la calidad es sagrada.

    Vivimos en la era de la calidad de los datos, y con frecuencia tomamos decisiones basados en los números a los que tenemos acceso, pero ¿qué sucede si no contamos con una fuente confiable de datos? Respuesta: Todo lo que planeamos, anticipamos y queremos en nuestras empresas se desmorona.

    Y es que la calidad de Datos que es limpia y confiable se logra sólo con la utilización una solución centralizada. Cuando su compañía tiene toda la información "en un solo lugar" y con expertos que tienen experiencia comprobada ofreciendo datos consistentes, el resultado es procesos de conciliación de cuentas que se reducen al mínimo, generando así más eficiencia y control.

  • 2. Tan obvio como que el sol es caliente.

    Tener una cuenta central, emitida en nombre de la empresa, significa que todos los empleados, incluso los que se han unido recientemente a la empresa, o también los tienen poca frecuencia de viaje, están cubiertos por una solución diseñada para responder a cada demanda individual. De hecho, contar con una opción centralizada permite que las compañías cubran los costos de viaje para quienes no son empleados, lo que significa que, si viaja con un acompañante, estarán cubiertos y sus gastos se pagarán, siempre y cuando las políticas internas lo permitan.

  • 3. Transparencia siempre.

    Ni un solo pago tiene que ir a una tarjeta personal, y por supuesto, los anticipos en efectivo son parte de la historia. Con una solución de pago centralizada, evitamos ese engorroso paso de manejar el dinero, el cual generalmente desencadena un conjunto de tareas administrativas adicionales que hacen que los procesos se vuelvan más lentos y con una clara disminución de la transparencia.

Cuando miro hacia la región donde opero (LATAM), es un hecho reconocible, incluso más que en Europa, que los pagos centralizados son la solución predominante. Además de los argumentos mencionados anteriormente, también hay más razones "culturales" para esta tendencia.

Por ejemplo, las tarjetas corporativas no están ampliamente distribuidas entre las empresas latinoamericanas. A veces existe una falta de confianza hacia los empleados, pues se cree que no manejan correctamente las responsabilidades de administrar una cuenta de viajes de negocios. Por otro lado, en LATAM una Tarjeta Corporativa simboliza status, lo que significa que las tarjetas corporativas solo se entregan a cargos de alta gerencia de una compañía.

Todo lo que acabo de mencionar puede no ser nuevo para los profesionales de nuestra industria, especialmente en LATAM. Sin embargo, lo que es sorprendente, es la forma en que las soluciones de pago central se llevan a cabo en esta región.

Por ejemplo, un uso de alta frecuencia de cuentas centralizadas en LATAM es el método de pago directo (basado en facturas,) para agencias de viajes este es un patrón típico que los ha obligado a convertirse en instituciones financieras -casi bancos- que cargan con la responsabilidad de manejar líneas de crédito, pagos y recaudos.

Y a pesar de que en algunos países las cuentas centralizadas ya se han propagado, es interesante ver cómo las están usando. Por ejemplo, he observado que el tipo de gasto más común pagados por una cuenta centralizada son los boletos de avión, en el otro lado de la moneda, muchas empresas y agencias de viajes ahora están comenzando a utilizar las herramientas de pagos centralizadas para el pago del hotel.

Como dije al principio, hay muchos lados de esta historia y muchos puntos de vista. Y sí, sé que estoy dejando de lado otros elementos clave de este tema, como las regulaciones en la región, un tema en el que pretendo sumergirme en una futura ocasión. Sin embargo, por ahora, solo quería arrojar un primer rayo de luz a favor de mi posición.

¿Cuál es tu posición?

Eric Zymna

Director of Sales LATAM

¿Quieres hablar sobre nuestros productos y customer experience?: mexico@airplus.com

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