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Embraer

« Avant de faire appel à AirPlus, nous avions un volume important de factures à gérer chaque mois. En optant pour la Carte Logée AirPlus, nous ne recevons plus qu’un relevé de compte par mois centralisant l’ensemble de nos encours tout en proposant une répartition de nos dépenses par centre de coûts » Eduardo Affonso, Adjoint au Directeur Général

Embraer est un constructeur aéronautique brésilien, troisième du secteur derrière Airbus et Boeing. Créé en 1969, le groupe Embraer compte près de 23 800 salariés. Il fabrique des avions civils, d’affaires et de défense. En 2007, Embraer a réalisé un chiffre d’affaires de près de 5 milliards de dollars.

Embraer est représenté en France depuis 1983 par une filiale qui gère également l’activité commerciale, technique et logistique du groupe pour l’Europe, le Moyen-Orient et l’Afrique.


« La problématique »

La mission d’Embraer France consiste à prospecter de nouveaux marchés et à assurer le suivi de ses clients, notamment sur les plans logistiques et techniques.

Le budget voyage annuel d’Embraer France s’établit à 3.2 millions d’euros en moyenne. Il enregistre une croissance significative depuis les dernières années de l'ordre de 10 %. Aujourd’hui, sur les 200 salariés de la structure, 150 se déplacent régulièrement ; 8 à 9 voyages doivent être organisés quotidiennement.

Une organisation voyage très … organisée

Pour satisfaire cette forte demande de déplacements professionnels, Embraer France a mis en place une politique voyage inscrite dans la droite lignée de celle de sa maison mère brésilienne.

La politique voyage détermine les tarifs autorisés et les prestataires à solliciter en fonction du profil du voyageur. Elle impose des procédures de validation établies en fonction des services et des hiérarchies.

Le bon respect et l’optimisation de la politique voyage repose sur une centralisation des procédures d’organisation et de réservation des déplacements.

Embraer France a ainsi créé un service voyage en 2003, chargé de négocier les tarifs en amont avec les prestataires du voyage et de faire respecter en aval la politique voyage.

Parallèlement, il a été mis à disposition de cette équipe un système informatique pour centraliser et valider les demandes de voyages de tous les collaborateurs. Une fois validées, ces demandes sont transmises à l’agence de voyages pour traitement.

Pourquoi une Carte Logée ?

Toujours dans un souci de rationalisation des coûts du poste voyage d’affaires, Embraer France a souhaité optimiser la gestion de ses factures. « Avant de faire appel à la Carte Logée d’AirPlus, nous avions une importante volumétrie de factures à gérer chaque mois. En optant pour la carte logée d’AirPlus, nous ne recevons plus qu’un relevé de compte par mois centralisant l’ensemble de nos encours tout en proposant une répartition de nos dépenses par centre de coûts. Avec la carte logée d’AirPlus nous n’avons donc plus qu’un seul fournisseur à régler. Notre agence de voyages est, de son côté assurée d’être payée par AirPlus. Nous avons ainsi gagné en simplicité de gestion et amélioré nos processus de gestion liés aux achats voyages d’affaires ainsi que notre visibilité sur nos dépenses par centre de coûts », souligne Eduardo Affonso, Adjoint au Directeur Général.

Et d’ajouter : « Pour renforcer davantage la productivité de nos équipes, nous envisageons d’opter pour la dématérialisation de nos factures liées aux déplacements professionnels.

Une démarche dans laquelle nous nous engagerons donc aux côtés d’AirPlus. Parallèlement nous étudions également la possibilité de nous équiper, à plus long terme, des solutions d’analyses et de reporting d’AirPlus ».

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