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INRA

« Avec la Carte Logée d’AirPlus, nous disposons d’un réel moyen de diminution du coût de traitement des dépenses d’acquisition de titres de transport. Notre objectif est de réduire ce coût de 30% grâce à la diminution du nombre de pièces. Nous sommes passés de 18000 pièces de dépenses à 252 relevés d’opérations par an »

André Fauré, Adjoint du Directeur Financier Inra

L’Institut national de la recherche agronomique (Inra) est un organisme public de recherche scientifique placé sous la double tutelle du ministère délégué à l‘Enseignement supérieur et à la Recherche et du ministère de l’Agriculture et de la Pêche. Ses recherches concernent les questions liées à l’agriculture, à l’alimentation et à la sécurité des aliments, à l’environnement et à la gestion des territoires, avec un accent tout particulier en faveur du développement durable. Fondé en 1946, l‘INRA est aujourd‘hui le premier institut européen de recherche agronomique.

La problématique

Les déplacements professionnels de l’Inra concernent plus de 6000 voyageurs par an pour un budget de 10,5 Millions d’euros. Ils sont effectués pour le bon fonctionnement interne de l’Institut (commissions paritaires, jury de concours...) et aussi inhérents à l’activité de recherche des laboratoires (missions dans le cadre de contrats de recherches internationaux).

La gestion de ces déplacements doit être resituée dans le contexte plus global de la Politique Achat mise en place par l’Inra en 2001/2002. Cette dernière porte sur la diminution des dépenses en améliorant d’une part l’efficacité économique des achats et en réduisant d’autre part le coût de traitement des dépenses. A l’époque, le coût total de traitement des dépenses représentait à lui seul 11 % du montant de la dépense elle-même !

Début 2005, le nombre de factures billetterie dépasse les 18.000 pièces et le service achat de l’INRA décide de s’intéresser à ce secteur de dépenses.

Les enjeux :

L’Inra profite du contexte de la suppression des commissions agences de voyages (printemps 2005) pour refondre sa politique voyages au niveau national. Les principaux enjeux définis sont :

  • respecter le cadre réglementaire. L’Inra est un établissement public qui est donc soumis au respect du code des marchés publics.

A noter toutefois que l’article 30 du code des marchés publics confère une réelle souplesse en terme de négociation directe avec les fournisseurs. L’Inra a ainsi pu négocier avec son agence de voyages la gratuité complète de la délivrance des billets de train.

  • centraliser et harmoniser pour mieux maîtriser les dépenses.

  • négocier avec les fournisseurs pour obtenir de meilleures conditions.

Maîtriser les dépenses avec une Carte Logée

Première décision : pour maîtriser ses coûts, l’Institut décide de passer d’un dispositif très décentralisé (21 marchés régionaux) à un seul marché avec un unique prestataire agence de voyages.

« En soi, un marché unique, permet de réaliser déjà des économies substantielles ! »,
souligne André Fauré, adjoint du directeur financier de l’Inra.

La mutualisation des marchés se traduit aussi par un point d’entrée unique, d’où une meilleure connaissance des voyages et une harmonisation des conditions d’accès aux prestations d’agences de voyages, sachant que les coûts payés pouvaient varier de 1 à 3 en fonction des centres, dans l’ancien système.

Déclinée au niveau de la billetterie, cette démarche de globalisation se concrétise par le recours à un nouveau moyen de paiement centralisé: la Carte Logée BNP Paribas AirPlus.

« Grâce à la Carte Logée AirPlus, nous disposons d’un réel moyen de diminution du coût de traitement des dépenses d’acquisition de titres de transport. Notre objectif est de réduire ce coût de 30% grâce à la diminution du nombre de pièces. Nous sommes passés de 18000 pièces de dépenses à 252 relevés d’opérations par an», explique André Fauré, ce qui permet une réduction significative du coût de traitement de cette nature de dépenses. Sans compter son apport très utile dans les négociations menées avec l’agence de voyages.

Enfin, l’outil de reporting AirPlus Information Manager proposé avec la Carte Logée AirPlus a permis à l’Inra de mesurer les changements liés à l’adoption d’un outil de réservation en ligne (KDS). L’institut peut suivre l’évolution du taux de réservation en ligne ainsi que le succès de l’adoption du billet électronique qui ont une incidence importante sur le coût d’acquisition des titres de transport.

Autre apport stratégique de cet outil : ses données statistiques permettent désormais à l’Inra de mieux négocier avec ses fournisseurs, en particulier les compagnies aériennes et la SNCF sur les lignes concurrentielles.

Quid des difficultés rencontrées ? Elles sont surtout liées à la gestion du changement. Les voyages d’affaires comptent pour 10% des achats de l’Inra. C’est une problématique désormais intégrée dans la politique Achat. Il s’agit de mettre fin à un système très déconcentré qui ne pouvait perdurer compte tenu du nouveau contexte économique du secteur. « Nous évoluons d’une mission de contrôle avec des services de marchés chargés de faire appliquer une réglementation à une mission de services.

Cette démarche pour être couronnée de succès doit s’accompagner d’un travail de communication et d’animation. Nous devons prouver à nos équipes qu’il y a un réel intérêt en nous engageant notamment sur un retour sur investissement. Si les résultats ne sont pas atteints, on ne poursuit pas ! », conclut André Fauré.

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