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Réunion d'affaires

Travel managers : pilotez votre politique grâce à l’analyse des données voyages d'affaires

Alors que le voyage d’affaires est actuellement bousculé par l’arrivée de nouveaux entrants et l’évolution des comportements d’achats, les travel managers se trouvent plus que jamais confrontés à la démultiplication des données à capter et à analyser. Pourtant, l’exercice s’avère nécessaire au pilotage efficace de la politique voyages de l’entreprise. L'analyse des données liées aux déplacements professionnels permet, in fine, l’optimisation de la gestion des dépenses voyages avec beaucoup d'efficacité.

Pourquoi analyser les données voyages d'affaires ?

Dans le voyage d’affaires plus qu’ailleurs, contrôler la donnée, c’est maîtriser les dépenses. Il convient d’ailleurs de rappeler à ce sujet que le respect des politiques voyages peut générer jusqu’à 15 % d’économies pour les entreprises (étude CWT, janvier 2017). Des économies qui restent une préoccupation majeure pour les travel managers et les acheteurs. Près de la moitié (48%) d’entre eux accorde ainsi une importance aux indicateurs de performance portant sur les économies réalisées dans le cadre de leur politique voyage d’affaires et 34 % sur ceux relatifs aux économies non réalisées (Baromètre FCM Travel Solutions/Déplacements Pros, 2016). Pour autant, rares sont les entreprises qui, aujourd’hui, peuvent se prévaloir d’une visibilité optimale et d’un contrôle exhaustif de l’ensemble de leurs données (et donc des dépenses) voyages. Et pour cause, les sources de ces données restent très diffuses. Chaque étape d’un voyage, depuis la recherche des dates de réservation jusqu’au check-in de l’hôtel, en passant par le paiement des extras, participe à la création de données. Une diversité qui se renforce aujourd’hui avec le développement de l’open booking en entreprise et la multiplication des prestataires du voyage. Face à ce contexte, récupérer toutes les données relatives aux déplacements professionnels est donc devenu un exercice complexe.

Maîtrisez les données de paiement

Pour accompagner les travel managers dans cette démarche, les prestataires de ce marché ne cessent d’investir dans les nouvelles technologies tout en nouant des partenariats entre eux. Charge ensuite à l’entreprise d’identifier les bons interlocuteurs et les bons outils selon ses besoins. Néanmoins, à ce jour, « celui qui a la clé, c’est celui qui maîtrise le paiement », déclarait récemment Yann Barbizet, fondateur du cabinet de consulting Concomitance. En effet, la diversité des solutions de paiement et en particulier les solutions de paiement centralisé, telles que, par exemple les cartes logées ou les cartes virtuelles, offrent au responsable voyage une visibilité optimale sur les règlements notamment des billets d’avions (dont les low cost) et de trains mais aussi des réservations hôtelières (y compris celles réalisées sur les plates-formes de réservation hôtelières) ou encore des locations de voiture... Des solutions d’autant plus efficaces aujourd’hui qu’elles sont désormais acceptées par un nombre grandissant de prestataires du voyage, dont AirBnb. Des solutions de paiement centralisé qui permettent également de régler des achats qui tendent à se développer à l’instar, par exemple, des frais additionnels de plus en plus pratiqués par les compagnies aériennes (embarquement prioritaire, choix du siège, accès aux espaces lounge…). Par ailleurs, avec les systèmes d’approbations proposés par ces solutions de paiement, le travel manager peut aussi vérifier où, quand, pourquoi et par qui ces dépenses ont été engagées.

L’optimisation passe par le reporting des données voyages

En captant ainsi l’ensemble des flux de paiement, ces solutions fournissent aux travel managers des données voyages de niveau 3, plus fines telles que le nom et la localisation de l’hôtel, la catégorie de la chambre, le nombre de nuits, le wifi ou non, l’option petit-déjeuner…

Les entreprises disposent d’un relevé unique, consolidé et intégrable directement dans leurs outils comptables (ERP, logiciels comptables) et de gestion de notes frais (que les collaborateurs n’ont de ce fait plus à réaliser). D’autre part, elles représentent une source d’information exhaustive permettant d’alimenter les outils de reporting des données voyages et de réaliser des analyses précises sur des coûts relatifs aux déplacements professionnels. Dès lors que l’outil de reporting est spécialement conçu pour l’analyse des données voyages, ces dernières n’en seront que plus pertinentes. C’est ainsi ce que propose, en substance l’outil d’analyse des données voyages AirPlus Information Manager. Il permet de consulter et d’analyser des données voyages d’affaires très qualitatives et détaillées. Il garantit par ailleurs un reporting précis sur le volume et la typologie des dépenses réglées par les solutions de paiement centralisées AirPlus ou les cartes affaires de ses partenaires. Une profusion de datas et d’analyses sur lesquelles le travel manager, le responsable achat ou autres DAF pourront s’appuyer pour négocier avec leurs différents prestataires voyages des remises supplémentaires ou renforcer le pilotage de leur politique voyage, son contrôle et son application.

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