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Prise de notes

Récupération de la TVA sur les frais de déplacements à l’étranger : osez l’externalisation !

Alors que la récupération de la TVA sur les frais de déplacements professionnels à l’étranger constitue un important levier pour optimiser votre budget voyages, la démarche s’avère complexe à mettre en place. L’externalisation de la récupération de TVA étrangère est alors une option à ne pas négliger.

Chaque année, les entreprises européennes perdraient entre 4 et 5 milliards d’euros en ne récupérant pas la TVA versée dans les autres pays d’Europe qui leur revient, selon une directive européenne, au sein de l’Union Européenne. Or, les entreprises dont les collaborateurs sont amenés à voyager pour raisons professionnelles sont particulièrement concernées par le sujet. En vous attachant à récupérer la TVA sur les frais de déplacements professionnels, vous pouvez, comme toutes les entreprises concernées, réduire votre budget voyage d’affaires de 5% en moyenne. Pourtant, les entreprises sont encore nombreuses à ne pas exploiter ce gisement d’économies. Et pour cause…

« La procédure de récupération de la TVA étrangère est de nature très complexe, elle est due à la diversité des dépenses concernés et au fait que les droits à déduction, en constante évolution, diffèrent d’un pays à l’autre. Nous avons développé des outils et des algorithmes qui permettent d’automatiser une grande partie du processus, mais nous gardons la main sur l’analyse de la conformité des documents soumis et sur la relation avec les différentes autorités fiscales. Nous remarquons actuellement un surcroit d’intérêt des sociétés pour profiter de cette importante source d’économie, qui peut s’élever, sans aucun effort ni investissement de la part de l’entreprise, jusqu’à 10 % du budget voyage à destination de l’Europe » nous explique Christophe Artignan - Directeur Commercial TVA Conseil

Récupération de la TVA à l’étranger : une démarche complexe pour la maîtrise des frais de déplacements professionnels.

Si le processus de récupération de la TVA pour les frais de déplacements professionnels en France est relativement bien rôdé et connu des entreprises, il s’avère plus difficile à mettre en œuvre pour les frais engagés à l’étranger. Certes, pour les pays de l’Union Européenne, une procédure électronique sur le portail www.impots.gouv a été mise en place le 1er janvier 2010 pour permettre aux entreprises de soumettre leurs demandes de remboursement de la TVA étrangère. Néanmoins, la démarche reste malgré tout chronophage, minutieuse, coûteuse (en temps) et complexe, car le portail fait office que de boîte aux lettres.

L’identification des factures éligibles est déjà en soi une première étape fastidieuse. Les services financiers des entreprises peuvent à cet effet s’appuyer sur les relevés de facturation unique d’AirPlus qui mettent notamment en exergue la TVA des prestations achetées avec nos moyens de paiement pour le voyage d'affaires (carte logée, carte virtuelle, carte corporate). De même, certains logiciels de gestion de notes de frais regroupent les factures sur une plate-forme informatique unique, offrant ainsi aux entreprises une meilleure visibilité sur le potentiel de TVA à récupérer. Une fois cette première étape accomplie, toute la difficulté pour les entreprises consiste alors à appliquer les bonnes règles de récupération de TVA. Ces dernières sont en effet variables d’un pays à l’autre avec un droit à déduction/remboursement de la TVA étrangère qui ne concerne que certaines opérations/dépenses. Ainsi, ce qui est récupérable dans un pays, ne l’est pas nécessairement dans un autre. Par exemple, la TVA facturée sur les hôtels est récupérable en Allemagne pour les collaborateurs et les invités, au Royaume Uni uniquement pour les collaborateurs et en France seulement pour les invités. Or, pour que les dossiers de demande de remboursement de la TVA à l’étranger soient acceptés par les autorités fiscales des différents pays, ils doivent être irréprochables. Cela nécessite, entre autres, une connaissance sans cesse actualisée de la règlementation, pays par pays.

Enfin, les taux de TVA varient, selon les pays, entre 3.8% et 27%. Des taux qui, suite à la crise de la dette touchant les pays de zone euro, ont eu ces dernières années tendance à augmenter, passant en moyenne de 15 à 20%.

Autant dire que pour de nombreuses sociétés cette procédure complexe est un obstacle à bénéficier de cette source d’économie supplémentaire pour l’optimisation du budget des frais de déplacements professionnels.

Récupérer la TVA à l'étranger : une procédure externalisable

Comment récupérer la TVA à l'étranger en prenant en compte la législation de chaque pays ? Comment optimiser le montant de TVA étrangère remboursée tout en minimisant les charges administratives ? Pour les accompagner dans la récupération de la TVA étrangère, les entreprises ont la possibilité de s’appuyer sur un prestataire spécialisé. Citons par exemple TVA Conseil, Arcordancevat.fr ou encore Taxeo. Ces derniers ont notamment pour vocation

d‘identifier les factures et les notes de frais éligibles à un remboursement de TVA,

  • de rectifier les factures non conformes,
  • de préparer les dossiers selon les exigences fiscales du pays où les frais ont été engagés et
  • de les remettre aux autorités compétentes dans le format requis.

Ces prestataires spécialisés ont pour mission de prendre en charge totalement les démarches de récupération de TVA étrangère des entreprises multinationales et des PME présentes à l’international, plus particulièrement en Europe et qui souhaitent optimiser leurs dépenses voyages d’affaires.

Bon à savoir : Quels pays accordent le remboursement de TVA ?

Tous les pays d’Europe accordent, sous certaines conditions, le remboursement de la TVA étrangère. De même, la Corée du Sud, le Japon, l’Australie, le Canada, la Nouvelle Zélande et bientôt les pays du Golf offrent également des possibilités de remboursement de la TVA.

Voici un tableau présentant la TVA récupérable par pays et par type de service avec les taux de TVA standard :

taux de TVA standard

Source : ©TVA Conseil. Mise à jour Mars 2017. En savoir plus ici

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