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PME/PMI : Comment optimiser vos coûts de déplacements professionnels ?

Optimiser les coûts de déplacements professionnels est une priorité pour les PME/PMI à la recherche d'économies. Mais comment faire pour maîtriser les frais de déplacements lorsqu'on ne dispose pas des moyens et de l'organisation d'une grande entreprise ? Pour Erwann Le Berre, Responsable Mid Market chez AirPlus France, « la centralisation des dépenses est la clé pour optimiser le budget voyages des PME-PMI ». Cette centralisation va en effet leur permettre de contrôler les coûts de déplacements professionnels de manière très précise. « Grâce à cette maîtrise, même les PME-PMI peuvent prendre des décisions quant à leur manière de gérer les déplacements professionnels et aboutir à la mise en place d'une politique voyages qui soit respectée », poursuit-il.

La carte logée facilite le suivi des dépenses voyages pour les PME/PMI

Les solutions de paiement centralisé, comme la carte logée ou la carte de paiement virtuel, permettent de mieux suivre et contrôler les dépenses liées aux déplacements professionnels des PME-PMI.

Grâce à toutes les données recueillies (répartition des dépenses par collaborateurs, fournisseurs ou destinations…), la carte logée offre aux PME-PMI la possibilité de négocier plus efficacement avec les acteurs du voyage d’affaires, d'autant que beaucoup de fournisseurs ont développé des offres spécifiques à cette catégorie d'entreprises.

De même, grâce à la centralisation, les paiements peuvent être intégrés dans un outil de reporting simple et pratique, comme AirPlus Reports on Demand, permettant d’analyser tous les coûts liés aux déplacements des salariés et de calculer le ROI par déplacement. Elle contribue ainsi à renforcer le contrôle et le respect de la politique voyage de l'entreprise et donc, des budgets définis et des tarifs négociés avec les prestataires du voyage. « C'est la précision du reporting qui va permettre de calculer le ROI, en tenant compte des coûts directs et indirects engendrés ainsi que du motif du déplacement », analyse Erwann Le Berre. La carte logée est donc un moyen d’optimiser les process voyages et de réduire les coûts liés aux déplacements professionnels.

La dématérialisation des factures simplifie la gestion des frais de déplacement des PME/PMI

La dématérialisation des factures garantit une meilleure gestion des déplacements et des notes de frais des PME/PMI.

Grâce aux solutions de paiement centralisé, les factures sont dématérialisées permettant ainsi la suppression des avances de frais des PME/PMI. Tout aussi intéressante est la sécurisation des déplacements grâce aux assurances et formules d'assistance qui vont couvrir les collaborateurs en déplacement.

Enfin, s'ajoute aussi la réduction des coûts de gestion administrative des notes de frais pour les PME/PMI, et la simplification de leur gestion par le voyageur d'affaires. Le voyageur n’a plus besoin « de faire d’avance de trésorerie », précise Erwann Le Berre. Pour dématérialiser vos factures voyages, AirPlus propose des solutions parfaitement adaptées aux besoins des PME-PMI, comme AirPlus Electronic Billing et AirPlus FlexEbill.

La mise en place de toutes ces solutions clé en main, qu'il s'agisse de paiement centralisé ou de dématérialisation des factures voyages permettant une intégration comptable automatisée, est devenue simple et rapide, grâce aux offres adaptées aux PME/PMI. « Les PME-PMI peuvent optimiser les coûts des déplacements professionnels aussi aisément que les grandes entreprises grâce à toutes ces solutions dont l'implémentation et la prise en main par l'utilisateur sont rapides », conclut le Responsable Mid Market d'AirPlus.

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