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Le paiement centralisé et les dépenses hôtelières

Adoptez le paiement centralisé pour une gestion optimisée des dépenses hôtelières

Faciliter le traitement des dépenses hôtelières grâce au paiement centralisé les frais de déplacements des voyageurs d'affaires est désormais une réalité pour les entreprises, à la condition de mettre en place une solution et des outils adaptées à toutes les parties prenantes. En effet, Le paiement centralisé peut ainsi devenir la clé de voûte des directions financières et achats pour garder le contrôle des dépenses et simplifier la vie des voyageurs, tout en fluidifiant les process de gestion des déplacements professionnels dans le respect de la politique voyage de l’entreprise.

  • Les avantages du paiement centralisé pour les dépenses hôtel

Le paiement centralisé est une solution très mature sur la partie billetterie voyage (avion et train), et dans la mesure où la dépense hôtel est le second poste de frais du voyage d'affaires, les entreprises ont tout intérêt à dupliquer ce mode de paiement pour optimiser également la gestion des budgets et de leurs dépenses hôtelières, en consolidant toutes leurs réservations et leurs données personnelles sur un canal unique. Le paiement centralisé pour les dépenses hôtel présente en effet les mêmes avantages que pour les dépenses de billetterie, tels que la sécurisation des moyens de paiement, le relevé de facturation unique, le débit différé qui permet de mieux piloter ses sorties de trésorerie, le paramétrage de critères ou encore la remontée de données analytiques très fines qui en découle. Et en termes d'efficacité, les gains de temps obtenus dans la réconciliation des données sont essentiels pour les services financiers, les contrôleurs de gestion et les banques, qui peuvent bénéficier ainsi d’un processus standardisé, pour une meilleure visibilité sur l'ensemble des dépenses et des besoins. Différents avantages qui sont repris dans un livre blanc consacré à la mise en place d’une solution de gestion contrôlée pour les services financiers.

  • Une TVA récupérable et récupérée

Les entreprises doivent prendre en compte, dans le choix d’une solution de paiement, les aspects liés au système de récupération de la TVA. Un aspect parfois négligé et qui peut engendrer des coûts plus élevés. Rien qu'en Europe, dans la zone Sepa, la TVA non récupérée représente 5 milliards d’euros. Pour les entreprises dont les collaborateurs se déplacent à l'international, la non-récupération de la TVA sur les frais hôteliers s'explique souvent par le choix du mode de gestion des notes de frais. Le modèle « central billing », dans lequel le prestataire, qu’il soit un hotel booking tool ou une agence, règle pour le compte de l'entreprise la réservation ou la nuit d'hôtel et lui refacture ensuite, rend très complexe la récupération de la TVA. A l’inverse, le modèle du paiement centralisé est quant à lui basé sur un compte logé utilisé par l’entreprise ou par le prestataire, pour payer directement l’hôtel, cela donne la possibilité aux entreprises de simplifier les transactions et récupérer beaucoup plus facilement la TVA.

  • Responsabiliser le voyageur d’affaires

Le paiement centralisé des hôtels harmonise les processus de paiement des déplacements professionnels en supprimant notamment le traitement des notes de frais. Il pourrait alors déresponsabiliser le voyageur d’affaires qui n’aurait pas directement payé par carte bancaire par exemple sa nuitée. Là encore, le paiement centralisé permet à l'entreprise de gérer et définir des seuils de dépenses hôtelières par collaborateur et le niveau de contrôle est in fine largement supérieur à celui de la carte corporate. Les mauvaises pratiques, comme le « no show », ressortent alors dans les champs de données analytiques et permettent d’inviter le voyageur d’affaires à se conformer à intégrer la politique voyages de son entreprise. Dans l’intérêt de ses collaborateurs, l'entreprise doit cependant veiller à ce que le niveau d'acceptation du réseau hôtelier associé à sa carte soit le plus large possible. AirPlus International a choisi par exemple de travailler avec Mastercard, qui présente un niveau d'acceptation au niveau mondial particulièrement élevé.

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