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Femme d'affaires

La sécurité des voyageurs d’affaires devient une préoccupation majeure

Tout voyage d’affaires peut être soumis à des événements perturbateurs, susceptibles de déclencher une assistance à la personne, d’impacter la productivité voire de générer des dépenses imprévues. Face à ces risques, les entreprises ont une obligation légale et morale d’assurer la sécurité de leurs collaborateurs en déplacement.

Depuis quelques années maintenant, la sécurité du voyage d’affaires est l’une des préoccupations majeures des travel managers. Déjà en 2011, une enquête réalisée par AirPlus International pointait du doigt cette tendance. 94 % des entreprises françaises interrogées à l’époque disaient avoir déjà mis en place une politique sécurité avec l’annulation des voyages dans les pays à risques (100%), la création d’une cellule de crise (53%) et des outils de géo-localisation de leurs collaborateurs (37%). Une tendance qui depuis n’a fait que se confirmer. Une étude publiée en février 2016 par le Business Travel Show place ainsi la sécurité du voyageur d’affaires comme la 4ème préoccupation des travel managers. Pour d’autres observateurs du marché, elle serait même devenue, en 2016, leur principale priorité.

L’entreprise responsable de la sécurité du voyage d’affaires

Plusieurs éléments concourent à cette préoccupation. En premier lieu, l’entreprise a une responsabilité légale en matière de santé et sécurité au travail (article L. 4121-1 du Code du travail). La jurisprudence, depuis les arrêtés de Jolo (2000) et DCN (2002), a également retenu la responsabilité pénale de l’employeur en cas d’agression, d’enlèvement ou de contraintes physiques. Une responsabilité dont les conséquences, notamment financières, peuvent être lourdes. Par ailleurs, alors même que de nombreuses entreprises françaises se développent à l’international, force est de constater l’émergence grandissante des risques d’instabilités politiques dans certains pays, notamment d’Afrique et du Moyen-Orient. Le développement actuel du terrorisme, y compris en France, mais également dans des pays frontaliers tels que la Belgique, représente également une menace à laquelle les entreprises sont de plus en plus sensibles. Enfin, les risques liés aux évènements climatiques (comme l’éruption du volcan islandais) ou sanitaires (tels que le virus Zika), sont également à prendre en considération.

L'importance de la gestion du voyage d'affaires

Les dispositifs de gestion du risque voyage varient alors selon les destinations des voyageurs d’affaires et s’intègrent dans la politique voyage d’affaires de l’entreprise. La première étape de cette démarche de travel risk management s’articule autour de la prévention du risque. Il revient en effet à l’entreprise d’informer et/ou de former ses collaborateurs sur les risques inhérents aux pays de destination. Une fois le voyageur parti, sa traçabilité en temps réel est également indispensable à sa sécurité, en particulier dans les pays les plus à risque. C’est notamment la raison pour laquelle le respect de la politique voyages de l’entreprise, dont ses processus de réservation et de paiement, est un enjeu important.

La centralisation des dépenses voyages, un atout sécuritaire

En effet, la centralisation des dépenses voyages offre une garantie en matière de sécurité et ce, à double titre. En premier lieu, nos solutions de paiement centralisé ont un impact direct sur le pilotage et le respect de la politique voyages pour les entreprises. Grâce au relevé de facturation unique, transparent et détaillé qui y est associé tous les mois, le travel manager dispose d’une visibilité optimale sur les dépenses engagées par ses collaborateurs en déplacement. Il peut alors les analyser et contrôler le respect de la politique voyages. Grâce à ces indicateurs, le travel manager identifie mieux les salariés qui pratiquent « l’open booking » (réservation hors des canaux imposés par l’entreprise), une démarche qui complexifie, en cas de besoin, leur traçabilité. D’autre part, notre carte logée assure les salariés et les collaborateurs (invités et/ou partenaires) pendant toute la durée de leur déplacement professionnel. La couverture de l’assurance voyages incluse est particulièrement large : indemnisation en cas de décès ou invalidité, garantie en cas d’actes terroristes (hors pays avec sanctions), rapatriement, organisation de l’assistance médicale mais aussi prise en charge des dépenses liées au retard des bagages ou de l’avion. Outre une optimisation de la gestion des déplacements professionnels, ces moyens de paiement centralisés contribuent donc aussi à la sécurité du voyageur d’affaires.

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