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5 points de vigilance avant le déploiement d'un programme carte logée

Les 5 points de vigilance avant le déploiement d'un programme carte logée:

La carte logée présente de nombreux avantages pour l'entreprise soucieuse d'optimiser ses dépenses voyages. Toutefois, il faut rester attentif à certains points qui feront toute la différence lorsque le déploiement sera effectif dans l'entreprise.

  • Choisissez une carte logée acceptée partout

La carte logée est utilisée pour régler toutes les dépenses liées aux déplacements professionnels, il est important que celle que vous allez choisir couvre le plus de marchands possibles. La carte logée est aujourd'hui acceptée par de nombreux fournisseurs voyages tels que les compagnies aériennes, les loueurs de voitures, les plateformes hôtelières ou encore les compagnies ferroviaires. Certains prestataires de carte logée vont plus loin en offrant une acceptation bien plus large, tant au niveau de la nature des dépenses que de la couverture géographique. C'est le cas de la carte logée AirPlus, basée sur le réseau d’acceptation UATP (United Air Travel Plan), et acceptée à ce titre par quasiment 100% des compagnies aériennes traditionnelles et low cost. La carte logée AirPlus est parfaitement intégrée dans l’univers des voyages d’affaires : plateformes de restauration et de MICE, VTCs et organismes de visa entre autres sont désormais nombreux à accepter le paiement sécurisé de la carte logée.

  • Misez sur le meilleur outil de reporting de vos dépenses voyages

L'un des intérêts de la mise en place d'une solution de paiement centralisé est aussi l’accès à un reporting de vos dépenses voyages le plus efficace et complet possible. Optez pour un outil de reporting de niveau III qui vous permettra d'obtenir un détail très fin des données des dépenses voyages pour chacun des collaborateurs de l'entreprise. Toutes les données y figurent : le nom du voyageur, les dates, les nuitées mais aussi les codes tarifaires par exemple. C'est le cas d’AirPlus Information Manager, cet outil de reporting des données voyages d'une grande finesse permet aux entreprises utilisatrices d'avoir une vision globale des dépenses voyages tout en ayant la possibilité de créer des rapports personnalisés. Des fonctionnalités disponibles à tout moment qui vont permettre d'analyser les dépenses voyages par fournisseur ou encore d’assurer le respect de la politique voyage par les collaborateurs. La qualité de l'outil de reporting joue un rôle important car il donne la possibilité à l'entreprise d'optimiser le budget voyage d'affaires de l'entreprise en négociant, grâce à ces données, avec ses fournisseurs ou en adaptant sa politique voyages d'affaires.

  • Soyez attentifs à la protection des données proposée par votre prestataire de carte logée

L'utilisation d'une solution de paiement sécurisé et centralisé des dépenses voyages vous permet d'optimiser le budget voyage d'affaires mais il est essentiel de choisir un prestataire en mesure de vous assurer un suivi qualitatif de vos données ainsi que leur totale protection. Notamment grâce à des certifications spécifiques telles que DIN EN ISO 9001 pour les process d'AirPlus. Cette norme certifie que le prestataire respecte des procédures strictes afin d'apporter un service de qualité et sécurisé. La carte logée doit aussi s’inscrire dans le respect des consignes et des normes de sécurité édictées au niveau de l'Union Européenne sur la protection des données. Dans ce cadre, AirPlus s'est engagé par la signature de plusieurs réglementations juridiques relatives aux directives de la Commission Européenne (dont la CNIL et le règlement européen sur la protection des données personnelles), au droit bancaire français, aux règlements de sécurité et normes de confidentialité des organisations de cartes de crédit Mastercard et Visa. Enfin, toujours dans un souci de sécurité, contrôle et protection des données, le traitement et stockage de vos données doit idéalement se situer en Europe.

  • Optez pour un prestataire de carte logée qui s'adapte à vos besoins

Le déploiement d'une solution de carte logée dans votre entreprise s’effectue facilement et améliore l'organisation interne de l'entreprise sans la bouleverser. Les données issues des déplacements professionnels doivent pouvoir s'intégrer directement dans les systèmes d'information utilisés par l'entreprise, qu'il s'agisse d'ERP ou de logiciels comptables. Les entreprises utilisatrices de la carte logée AirPlus peuvent recevoir une facturation électronique personnalisée s'intégrant automatiquement dans leur système comptable. L'automatisation du traitement back office des dépenses voyages d'affaires est ainsi générateur d'importants gains de temps et de productivité.

  • Ne négligez pas le service client

Enfin, le prestataire de votre carte logée doit pouvoir vous apporter des conseils et vous accompagner au quotidien. Il est important de pouvoir contacter facilement le service client de son prestataire de carte logée et donc de faire appel à un service clients basé en France, afin de garantir une meilleure qualité de services.

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