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4 conseils pour mieux optimiser votre politique voyages d’affaires

4 conseils pour optimiser votre politique voyages d'affaires

Alors que les coûts liés aux déplacements professionnels arrivent dans le trio de tête des principaux postes de dépenses des entreprises, leur pilotage est un véritable enjeu. Selon une étude européenne réalisée par Amadeus, contrôler les frais de déplacements professionnels était déjà la priorité de 85% des directeurs financiers, directeurs achats et travel managers sondés en 2015. Ces directions disposent alors à cet effet de différents leviers pour contrôler ces coûts. Nous proposons aux PME, multinationales et travel managers 4 conseils permettant d’optimiser leur politique voyages et de mieux gérer les déplacements professionnels.

1/ Définissez une politique voyages d'affaires adaptée à votre entreprise

Une politique voyages d'affaires bien définie et comprenant des directives claires permet de faire des économies sur les sommes allouées aux déplacements professionnels et d'optimiser votre budget voyages. A cette fin, il est indispensable de mener une réflexion en amont sur la stratégie de développement de l’entreprise et les besoins de ses collaborateurs en déplacement. Cette démarche est nécessaire pour s’assurer ensuite d’un meilleur respect de la politique voyages d'affaires par ses collaborateurs, limiter et contrôler leur recours à l’openbooking (réservation hors des canaux mis en place par l’entreprise). Par ailleurs, grâce à une politique voyages d’affaires, la direction financière et la direction achat anticipent mieux les frais de déplacements et le budget à allouer à ce poste. Le pilotage des dépenses en la matière se fait donc a priori et non plus a posteriori, limitant ainsi les risques financiers, tout en permettant d'optimiser la gestion des dépenses voyages et de réduire votre budget voyages d'affaires.

2/ Automatisez les processus de réservation pour garantir la bonne application de votre politique voyages

Pour renforcer l’efficacité d’une politique voyages et la maîtrise des frais de déplacements professionnels, il convient ensuite que le travel manager veille au respect de l'application de la politique voyages. A cet effet, il peut notamment créer des processus automatisés de validation interne, par exemple sur la billetterie et l’hébergement. Il est également recommandé de s’appuyer sur des outils de réservation en ligne (self booking tools, SBT). Ces derniers automatisent et centralisent en un point unique les process de réservation ainsi que les circuits d’approbation et de validation (les workflows), relatifs aux déplacements professionnels. Le travel manager s’assure ainsi d’un meilleur respect de la politique voyages de l’entreprise par les collaborateurs mais aussi des accords négociés avec les prestataires.

3/ Centralisez les paiements pour optimiser votre politique voyages

La mise en place d’une solution de paiement centralisé telle que la carte logée permet également à l’entreprise d’avoir une traçabilité optimale de toutes ses dépenses voyages d’affaires. De la réservation au paiement, toute la prestation de facturation est alors gérée de bout en bout par le système. Lorsque les données cartes sont remontées dans des outils d’analyse des déplacements professionnels tels qu’AirPlus Information Manager, le travel manager et le directeur financier disposent alors aussi d’une vision consolidée des dépenses voyages par département, par destination, par collaborateur ou encore par fournisseur. Les éventuelles dérives à la politique voyages sont alors plus facilement identifiables et réajustables. « Avec l’outil de reporting des données voyages AirPlus Information Manager, les travel managers ont par exemple la possibilité de visualiser et d’analyser les dépenses et comportements de consommation des voyageurs, de valoriser la politique voyages avec des indicateurs clés de performance ou encore de répondre à toutes les questions relatives à la gestion budgétaire, explique Marie Auzanneau, Marketing and Communication Manager France. Il s’agit d’ailleurs d’un outil de contrôle de la politique voyages mais aussi d’aide à la décision ». Les outils d'analyse et de reporting des dépenses voyages représentent en effet l’un des principaux leviers de rationalisation des frais voyages d’affaires et contribuent à analyser la rentabilité des déplacements professionnels.

4/ Optez pour une solution de gestion de notes de frais pour un meilleur pilotage de votre politique voyages

En s’équipant d’un logiciel de gestion des notes de frais, l’entreprise automatise les processus en la matière. Grâce à leurs formulaires de frais pré-remplis, les collaborateurs gagnent en productivité dans la gestion de leurs notes de frais. Ces outils peuvent également intégrer des paramètres Ressources Humaines comme un circuit de validation ou encore des plafonds de dépenses. Dès lors que ces derniers sont dépassés, le logiciel envoie alors des alertes, par exemple au travel manager. Ces outils détectent ainsi des montants de frais inhabituels, de brusques changements dans les modèles de dépenses, etc… Par ailleurs, avec ces solutions, les notes de frais sont directement intégrées dans le système comptable de l’entreprise, permettant ainsi un meilleur pilotage de la politique voyages. Les coûts indirects liés à la gestion des notes de frais sont donc limités et le service financier gagne en productivité.

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