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An einem Tisch werden Lösungen gemeinsam erbeitet.

Erfolgreiche Teamplayer

Bereits seit 2007 setzt die freenet AG auf die perfekt miteinander verzahnte Kooperationslösung von AirPlus und dem Corporate Rates Club

One business woman and two business men sitting together in a meeting room

In den vergangenen Jahren hat Deutschlands größter netzunabhängiger Telekommunikationsanbieter stark expandiert. Inzwischen hat das Travel Management der freenet AG jährlich rund 11.000 Einzelübernachtungen abzuwickeln. Damit sich die rund 4.200 reisenden Mitarbeiter der zehn Unternehmensstandorte voll auf ihren Job konzentrieren können, müssen ihre Geschäftsreisen allerdings – von der Buchung bis zur Abrechnung – reibungslos ablaufen. „Trotz unterschiedlicher Reisekulturen haben wir deshalb einen einheitlichen Buchungsprozess etabliert. Dieser hat sich für alle bewährt – und das schon seit über zehn Jahren“, freut sich Iris Baumgart-Gaul, verantwortliche Geschäftsreise-Koordinatorin bei der freenet AG. Um das hohe Buchungsvolumen effizient zu managen und abzurechnen, nutzt das Unternehmen die Online-Hotelbuchungsplattform des Corporate Rates Club (CRC) mit integrierter AirPlus-Bezahllösung.

Kooperation schloss Marktlücke

Früher war der Rechnungsfluss für Hotelausgaben aufgrund aufwendiger Prozesse, unüberschaubarer Daten und zahlloser Einzelbelege ein hoher Kostenfaktor für freenet, schildert Baumgart-Gaul die Ausgangslage. So sei im Schnitt jede zehnte Hotelrechnung fehlerhaft gewesen. „Um diese signifikante Lücke im Online-Buchungsmarkt zu schließen, haben wir uns damals mit AirPlus zusammengetan“, erklärt Michael Krenz, Geschäftsführer des CRC. „Gemeinsam ist es uns gelungen, die bis heute einzige Möglichkeit zu entwickeln, Hotelübernachtungen ohne persönliche Kreditkarte des Mitarbeiters zentral auf Firmenrechnung zu buchen.“ freenet war einer der ersten Nutzer – und ist bis heute von den Vorteilen überzeugt.

Statt einer Masse an Einzelrechnungen erhält das Unternehmen von AirPlus wöchentlich nur noch eine einheitliche, SAP-fähige Sammelrechnung. Alle Einzelposten sind den jeweiligen Personen und Kostenstellen zugeordnet. Besonders praktisch: Die bereits ausgewiesene Mehrwertsteuer kann die Buchhaltung umgehend beim Finanzamt geltend machen.

Komfortable Kostenkontrolle

Bei Bedarf können Reiseinformationen auch Jahre später noch rückwirkend abgerufen werden – und mit dem AirPlus-Analysetool lassen sich daraus schnell und unkompliziert aufschlussreiche Reports erstellen. Somit behält das börsennotierte Aktienunternehmen konstant die Kontrolle über seine Reiseausgaben und ist in Sachen Compliance rundum abgesichert. „Die Kooperation hilft uns dabei, innerhalb der vorgegebenen Parameter kostengünstig zu agieren und für unsere Kolleginnen und Kollegen stressfreie Reisebedingungen zu schaffen“, erläutert Iris Baumgart-Gaul. Zu diesem Zweck ist neben den individuell vereinbarten Hotelraten auch die firmeninterne Reiserichtlinie im CRC-Portal hinterlegt. „Die Standardisierung hat viele Prozesse innerhalb des Travel Managements und der Buchhaltung enorm vereinfacht“, konstatiert sie weiter.

Auch die Resonanz der Mitarbeiter ist durchweg positiv; schließlich profitieren sie von einem vielfältigen Hotelangebot, denn die Abrechnung über AirPlus ist sowohl in Deutschland als auch im Ausland möglich.

Mitarbeiterdaten schützen

Besonders vorteilhaft: Reisende müssen vor Ort nicht mehr in Vorleistung treten. Für freenet ein wichtiges Plus: „Unsere Mitarbeiter müssen außer ihrem Namen keine personenbezogenen Daten preisgeben“, betont Baumgart-Gaul. Dies gelte auch für andere reisebedingte Ausgaben wie die Zahlung von Messetickets in Amerika, die freenet vorab mit AirPlus A.I.D.A. Virtual Cards abdeckt. Die virtuelle Bezahllösung von AirPlus biete dem Unternehmen gleichermaßen wie seinen Reisenden maximale Sicherheit – und das im weltweiten Mastercard Akzeptanznetz.

Flexibilität sorgt für Nachhaltigkeit

Die erzielten Erfolge haben das Travel Management des Telekommunikationsdienstleisters dazu bewogen, den AirPlus Company Account auch für Zahlungen von Flug- und Bahntickets, Mietwagenbuchungen sowie Veranstaltungen zu nutzen. Für Letzteres kommt auch die AirPlus Meeting Card zum Einsatz. Iris Baumgart-Gaul schätzt die Flexibilität der Produkte. „Für unsere AirPlus-Sammelrechnung kann ich mir beispielsweise eigene Zusatzdaten auswählen – und bei Bedarf auch wieder anpassen lassen.“

Flexibilität ist auch bei kurzfristigen Gesetzesänderungen gefragt. „Wir stehen in ständigem Austausch mit dem Kunden und AirPlus, um unsere Komplett-Lösung den ständig wechselnden Bedingungen anzupassen“, so CRC-Geschäftsführer Krenz. Sich auf Altbewährtem auszuruhen, liegt den Kooperationspartnern fern: Erst kürzlich wurde eine gemeinsame Lösung erarbeitet, um künftig auch ausländische Mehrwertsteuersätze über die AirPlus-Abrechnung einzufordern – sehr zur Freude von Iris Baumgart-Gaul, die zur kontinuierlichen Optimierung ihres Reisemanagements die Messlatte immer ein Stückchen höher setzt.

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