L'optimisation des processus de gestion de vos achats généraux est un sujet important de nos jours. Et pour cause : l'apparition des cartes virtuelles a permis d’optimiser la gestion des frais généraux et de répondre aux besoins actuels du marché, offrant des paiements sécurisés, immédiats et faciles à mettre en place.

Pourtant, il n'est pas rare aujourd’hui que les entreprises soient submergées de petites mais nombreuses dépenses. Bien sûr, ce type de dépenses peut être relativement faible individuellement, mais volumineux au global et récurrent.

Un grand nombre de ces achats sont effectués en ligne, nécessitant ainsi un paiement immédiat ou ne peuvent être réalisés que par carte.

Imaginez:

• que vous deviez acheter au plus vite un équipement pour un collaborateur en télétravail
• ou renouveler une licence logicielle en cours

voilà des exemples de paiements parmi les plus délicats à suivre au niveau comptable. Pourquoi ? Parce qu'ils sont souvent incompatibles avec le système de gestion des achats existant de l'entreprise.

Saviez-vous que 80% de votre travail administratif provient de seulement 20% de vos achats B2B ?

Et ce n'est pas seulement parce que ce processus est lent et exigeant en ressources mais ce dernier a également un impact sur les flux de trésorerie et l'optimisation globale du besoin en fonds de roulement de l’entreprise.

En effet, de nombreuses entreprises ne sont pas préparées à des changements soudains tels que, pour prendre un exemple récent, le boom du travail à distance.

Les entreprises doivent être prêtes à faire face à presque toutes les éventualités, en optimisant notamment leurs achats pour qu'ils soient adaptés à l'environnement actuel.

En prenant le temps d'optimiser les achats pour votre entreprise, vous obtiendrez non seulement une vision d'ensemble des dépenses à long terme, mais aussi une accélération des paiements et un gain de temps.

Cela vous parle ? Continuez à lire cette page pour découvrir les outils et les meilleures pratiques en matière de gestion des achats généraux et examinons la situation actuelle du marché des paiements B2B.

Le paysage actuel des paiements B2B

Dans le passé, les paiements entre entreprises (B2B) se faisaient souvent sous forme de virements bancaires et c’est encore largement le cas aujourd’hui dans de nombreuses situations.

Pourtant, le paysage actuel des dépenses B2B évolue désormais vers l'utilisation de moyens de paiement digitaux comme dans l’environnement B2C depuis plusieurs années déjà.

Les cartes commerciales

La croissance de l'utilisation des cartes commerciales concerne essentiellement des cartes de crédit émises par une entreprise et utilisées pour effectuer des achats professionnels.

Aujourd’hui, les cartes commerciales continuent à pénétrer le marché, mais il existe encore une marge croissante de progression.

• Si les virements bancaires restent l'un des moyens de paiement les plus populaires pour les dépenses commerciales, les cartes représentent environ 14,3 % seulement du total des dépenses commerciales en Europe en 2020.
• Cela représente environ 0,25 trillion d'euros sur une estimation des dépenses commerciales B2B adressables de 1,76 trillion d'euros en Europe. Un montant appréciable, mais qui est loin d'être le mode de paiement privilégié malgré ses nombreux avantages.

Le passage aux paiements digitalisés

En parallèle, on observe une tendance vers d'autres solutions de paiement B2B 100% digitalisées. Citons par exemple le paiement mobile sans contact ou les cartes virtuelles.

• Les paiements digitalisés ont augmenté de 24 % en 2020.
• Les cartes commerciales sont de plus en plus utilisées, mais principalement pour les dépenses liées aux voyages d’affaires plutôt que pour les dépenses B2B.

Pourtant, les moyens de paiement digitalisés présentent un grand potentiel pour les dépenses B2B.

Les moyens de paiement digitalisés sont considérés comme l'avenir des paiements B2B en raison de leur compatibilité et de leur omniprésence dans tous les canaux de paiement en ligne.

Aujourd’hui, une grande partie des achats destinés à un usage intra-entreprise s'effectue en ligne où la carte de paiement s’avère être le moyen de paiement le plus pratique et idéal.

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Qu'est-ce que les achats généraux ?

Les achats généraux font référence à l'acquisition de biens et de services auprès de sources externes. Cela inclut les dépenses liées à l'achat d'équipements professionnels pour un nouveau bureau par exemple. Mais ce n'est pas tout.

La catégorie des achats généraux est en fait assez vaste et englobe de nombreux processus et interlocuteurs différents au sein d’une même entreprise. Cette catégorie peut être divisée en deux parties : la recherche de fournisseurs et les achats.

Comprendre la gestion des achats généraux

La gestion des achats généraux induit des processus et se compose de plusieurs étapes différentes.

Cela commence par la demande, l’approbation et enfin le paiement. Chaque entreprise est différente, et ces processus peuvent donc varier d’une entreprise à une autre.

Dans certaines grandes entreprises, des équipes entières peuvent se consacrer au traitement des paiements, tandis que dans les plus petites entreprises, seule une équipe financière peut y consacrer une partie de son quotidien.

Pour aller droit au but, nous nous pencherons plus particulièrement sur la dernière étape, à savoir le traitement des paiements.

Avec notre expérience relative aux processus de paiement, nous sommes en mesure de vous révéler le potentiel d'économies et l'efficacité des processus que vous pourriez réaliser pour votre entreprise grâce aux moyens de paiement spécifiques pour les achats généraux.

Pourquoi l'optimisation des achats est importante pour votre entreprise

À première vue, de nombreux achats, en particulier les dépenses ponctuelles et ‘ad hoc’, peuvent sembler insignifiantes car ces dernières ne représentent généralement qu'une petite partie du budget des dépenses de votre entreprise.

Ainsi, cela a conduit de nombreuses entreprises à négliger les inefficacités potentielles de leurs processus liés aux achats généraux, alourdissant par conséquence la facture finale. Jetez un coup d'œil au processus d’achats dit ‘traditionnel’ :

Processus traditionnel d'achat et de paiement pour les transactions ponctuelles dites 'ad hoc' utilisant un processus de commande.

Ce graphique présente le processus traditionnel de l'achat au paiement pour les transactions ponctuelles utilisant un processus de commande. De nombreuses dépenses cachées commencent à apparaître lorsque les référencements de fournisseurs se multiplient.

Comparez cela au processus d'achat et de paiement par carte pour les transactions ponctuelles, qui élimine le processus de commande :

Processus d'achat par carte pour les transactions ponctuelles dites 'ad hoc'; éliminant le processus de commande.

Constat : les dépenses d'achats B2B uniques, souvent de petits montants s'accumulent largement au fil du temps et vous devez donc les surveiller et rationaliser au maximum leur gestion.

Les achats ont également un impact plus large sur la trésorerie.

Optimiser les flux de trésorerie

Le flux de trésorerie désigne le flux d'argent entrant et sortant d'une entreprise.

Lorsque vous réglez des dépenses, des flux financiers sortent de votre entreprise pour payer les fournisseurs.

Les achats posent ainsi un défi de trésorerie. Les entreprises mettent souvent en place une gestion du besoin en fonds de roulement.

Mais, la nature ponctuelle de nombreuses dépenses B2B peut s’avérer difficile pour le suivi ces dépenses.

Comment planifier et contrôler ces dépenses ?

Comment contrôler efficacement ces dépenses afin de mieux gérer le besoin en fonds de roulement de votre entreprise et d'assurer sa santé financière ?

Le potentiel d'économies des achats se situe au moment du paiement.

L'étape du paiement représente une source de possibilités d'optimisation, qu'il s'agisse du mode de paiement, des données que vous collectez, etc.

Comment pouvez-vous optimiser le paiement des achats pour votre entreprise ?

• La problématique liée à la politique achats
  Chaque entreprise a sa propre politique relative aux achats B2B. Il n'existe pas de véritable norme en la matière et chaque entreprise met en place son propre processus pour répondre aux attentes internes.
  Mais certains processus existants ne sont pas toujours adaptés au paysage actuel des paiements.
  Ainsi, les paiements ‘ad hoc’ peuvent souvent passer à travers les mailles du filet, tout en mobilisant de nombreuses ressources.
• De nouveaux défis pour le paiement de vos achats
  Des évolutions sont apparues récemment dans notre quotidien suscitant de nouveaux défis pour le paiement de vos achats B2B :
  • La démocratisation du travail à distance
  • L'économie de l'abonnement en pleine croissance
  • L'usage de plus en plus récurrent des paiements en ligne

Aussi, il n'est pas étonnant que les paiements relatifs aux achats dits ‘ad hoc’ puissent échapper aux entreprises et devenir chronophages.

Pour conserver une organisation moderne, vous devez optimiser votre approche.

Les avantages ?

• Vous économiserez du temps et de l'argent
• Vous libérerez des ressources
• Vous rationaliserez vos processus

Cette nouvelle approche contribuera à accroître la transparence et renforcer la sécurité au sein de votre organisation.

Cependant, avant de commencer à optimiser vos processus de paiement relatifs aux achats B2B, vous devez identifier les inefficacités inhérentes à votre configuration actuelle.

Quelles sont exactement les inefficacités rencontrées en matière de gestion des achats généraux auxquelles vous devez prêter attention ?

L’inefficacité des solutions de paiement actuelles pour les achats généraux

Les méthodes de paiement traditionnelles ne sont pas à la hauteur à bien des égards au fur et à mesure que l’environnement B2B se digitalise:

Il en résulte un manque de clarté et de centralisation, ainsi qu’une visibilité très limitée. Les processus d'achats actuels sont incompatibles avec les pratiques modernes et doivent donc être actualisés.

L'une des principales inefficacités relatives aux paiements des achats B2B concerne les produits commandés de manière ponctuelle provenant de plusieurs dizaines de fournisseurs: chacun devant être configuré et géré dans le système d’achats.

Le flux de trésorerie s’en retrouve perturbé car l'argent est immobilisé immédiatement ; et il existe peu de possibilités de négocier la date du paiement ou les remises éventuelles avec le fournisseur.

Ensuite, vous devez considérer que ces transactions génèrent des centaines de factures qui doivent ensuite être approuvées, traitées et payées.

Au total, les coûts liés au rapprochement, à l'audit et à la conformité, ainsi qu'à la réduction de la fraude - processus standards lors des paiements B2B - s'élèvent à environ 332 euros par commande.

Enfin, ces nombreux paiements sont souvent uniques et, à l'échelle, s'additionnent de façon conséquente.

Le problème des paiements ‘ad hoc’

Les dépenses ponctuelles dites ‘ad hoc’ font référence à des achats très spécifiques qui sont généralement effectués pour répondre à des besoins particuliers. Il ne s'agit généralement pas de commandes à grande échelle, mais plutôt d'achats effectués au coup par coup lorsqu'un problème ou un besoin se présente.

De par leur nature même, la majorité de ces achats ‘ad hoc’ sont souvent des dépenses et paiements effectués en ligne. Celles-ci sont généralement imprévisibles dans une certaine mesure et requiert un paiement immédiat.

Revenons sur cette statistique que nous avons mentionnée précédemment :

Le potentiel des dépenses ‘ad hoc’ en matière de réduction des coûts

Voici un scénario courant du quotidien :

Les visuels que votre service marketing veut utiliser pour sa nouvelle campagne doivent être achetées en ligne sur une banque d’images et le paiement doit être effectué immédiatement.

De nombreuses entreprises ne disposent pas d'un système d’achats capable de gérer efficacement ce type d'opération, qui doit donc passer par un système d'approbation, de coordination et de paiement archaïque et fastidieux.

En fait, bon nombre de ces dépenses sont souvent effectuées au moyen de la carte de crédit privée des collaborateurs ou d'une carte prépayée ou même de la carte de crédit du directeur.

Il en résulte un manque de processus standardisé : la visibilité n'étant possible que lorsqu'elle est présentée dans la note de frais ou lorsque le relevé de facturation de la carte arrive.

Cela met aussi en évidence un risque de fraude et une perte de temps évidente.

Cet exemple de cas n’est pas isolé et peut venir de plusieurs départements : votre équipe de chef de produits souhaite acheter des billets pour un salon professionnel sur Internet, le département R&D a besoin de commander un prototype, etc. Mais chaque demande peut représenter une occasion d'optimiser et d'économiser.

• Simplifier les procédures de commande et de paiement pour les collaborateurs afin qu'ils puissent se concentrer sur leurs tâches principales
• Améliorer la prévisibilité des coûts
• Optimiser les délais de paiement (par rapport aux factures par exemple)
• Faciliter le travail du service comptable (en éliminant les factures sans numéro de bon de commande)
• Augmenter le flux de trésorerie
• Minimiser les risques
• Centraliser les paiements
• Et, enfin mais surtout, obtenir une vue d'ensemble des différents types de dépenses

Ainsi, ces paiements ‘ad hoc’ et en ligne doivent être traités correctement afin de profiter de ces économies potentielles de temps et d'argent.

La solution pour les frais généraux : les paiements par carte virtuelle

Il existe un moyen de garder un contrôle centralisé sur l'ensemble des dépenses, tout en offrant la possibilité d'effectuer des paiements ponctuels immédiatement en ligne.

Les paiements par cartes virtuelles sont considérés comme la solution pour faciliter la gestion des achats ponctuels effectués auprès de nombreux fournisseurs différents.

L’utilisation des cartes virtuelles représentent un énorme potentiel de croissance.

Les cartes commerciales en général ont le vent en poupe en Europe de l’ouest, et entre 2021 et 2024, les cartes virtuelles devraient connaître une croissance de +30 % pour atteindre un total de 41,7 milliards d'euros dans cette région. Cette évolution s’est largement accélérée avec les événements de 2020.

Alors, pourquoi les paiements par carte virtuelle répondent aux problématiques actuelles des entreprises et pourquoi leur usage connait une croissance phénoménale ?

Que sont les cartes virtuelles ?

Les cartes virtuelles sont essentiellement des cartes de paiement qui existent uniquement sous forme numérique.

Ces cartes sont accompagnées de toutes les informations nécessaires pour effectuer un paiement par carte : un numéro de carte, une date d'expiration, un CVC, etc. mais sans la carte plastique physique.

Leur valeur provient principalement de leur digitalisation qui offre d'énormes avantages pour répondre aux besoins actuels du marché.

• Les nouveaux numéros de carte sont rapides et faciles à générer, ce qui signifie que vous n'avez pas besoin d'attendre qu'une carte soit fabriquée et vous soit envoyée.
• Ces cartes sont également flexibles et polyvalentes de par leur nature.

Bien sûr, même avec toute la flexibilité offerte, le contrôle des dépenses reste toujours entre les mains de votre entreprise.

Toutes les cartes ne sont donc pas égales, et certains fournisseurs de cartes proposent différents types de cartes, optimisées selon des besoins de paiement variés.

Types de cartes virtuelles

Il existe deux catégories de cartes virtuelles, à savoir les cartes à usage unique et les cartes à usages multiples. Chacune a son propre fonctionnement et offre des atouts différents.

À usage unique

Comme leur nom l'indique, les cartes virtuelles à usage unique sont conçues pour être utilisées une seule fois.

La sécurité est un atout inhérent aux cartes à usage unique, car elles sont essentiellement "jetables", c'est-à-dire qu'elles ne sont plus valables après leur utilisation.

Ainsi, même si le numéro de la carte devait tomber entre de mauvaises mains après leur utilisation, celles-ci ne seraient plus utilisables. Même avant leur utilisation, ces cartes sont sécurisées grâce à la possibilité de les verrouiller pour des utilisations très spécifiques en fonction des paramètres que vous définissez.

Un autre avantage d'utiliser un numéro de carte dédié pour chaque achat individuel est la facilité du suivi et de la facturation par la suite.

Toutes les transactions sont facturées de manière centralisée et résumées dans un seul relevé de facturation, ce qui signifie que vous n'aurez pas à rechercher chaque transaction.

Ainsi, les paiements ponctuels suivants sont bien adaptés à cette première catégorie de carte virtuelle :

• Produits en ligne
• Billets événementiels
• Fournitures de bureau

À usages multiples

Les cartes virtuelles à usages multiples sont conçues pour les paiements récurrents effectués auprès du même fournisseur.

Bien sûr, les cartes virtuelles à usages multiples sont également incroyablement sûres, mais la praticité et l'efficacité sont probablement les principaux atouts de ce type de carte.

Encore une fois, un seul numéro de carte peut être généré, mais au lieu de devenir invalide après le paiement, il peut continuer à être utilisé. Cependant, ces cartes ne fonctionnent que pour les paiements récurrents avec le même fournisseur.

Ces paiements peuvent être automatisés : il suffit de définir le nombre de transactions, la date d'expiration, le montant total maximum des transactions et la devise.

Voici quelques exemples où les cartes virtuelles à usages multiples sont les plus efficaces :

• Renouvellement des licences informatiques
• Factures de téléphonie
• Abonnements

Ces listes sont loin d'être exhaustives mais vous donnent un aperçu des dépenses qui peuvent être adressées.

Avantages des cartes virtuelles

Les cartes virtuelles présentent plusieurs avantages clés par rapport aux autres solutions :

• Sécurité
• Simplicité et efficacité
• Large acceptation
• Transparence

Voici un comparatif des avantages des cartes virtuelles comparées aux virements bancaires :

Comment les acheteurs et les fournisseurs bénéficient des cartes virtuelles?

Les avantages de l'utilisation des cartes virtuelles seront bénéfiques en externe comme en interne. Chaque intéraction impliquant des paiements par carte virtuelle satisfera tous les acteurs impliqués.

En tant qu'acheteur, il est extrêmement important d'entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs pour obtenir les meilleures offres possibles. Cependant, les désidératas de chaque partie peuvent les mettre en porte-à-faux.

Les cartes virtuelles offrent aux deux parties un maximum de bénéfices.

D'une part, les acheteurs peuvent bénéficier de délais et de conditions de paiement plus souples, tandis que les fournisseurs bénéficient de paiements plus rapides, ce qui leur permet de renforcer leur trésorerie.

Comment les autres parties prenantes de l'entreprise bénéficient des cartes virtuelles?

Au sein de votre entreprise, les cartes virtuelles devraient être appréciées de tous. Voici quelques exemples.

La solution des cartes virtuelles dédiées aux achats généraux

Les processus traditionnels de gestion des fournisseurs ne sont pas conçus pour le travail à distance.

Les cartes virtuelles sont adaptées aux paiements d'achats B2B. En fait, elles peuvent être considérées comme l'une des meilleures solutions, sinon la meilleure, pour les paiements de dépenses professionnelles.

En disposant d'une solution sécurisée et transparente pour les achats ponctuels, vous pourrez simplifier presque tous les aspects du processus et vous bénéficierez de tous les avantages décrits jusqu'à présent, tout en gérant les paiements simplement.

Ci-dessous, vous trouverez une liste de cas d'utilisation dans toute une série de secteurs, en particulier dans le domaine des achats.

Cas d'utilisation de la carte virtuelle

Dans un premier temps, vous devez passer en revue les différents types de dépenses en ligne, les dépenses indirectes, ainsi que les dépenses des plateformes en ligne auxquelles votre entreprise a recours actuellement.

Pour les cartes virtuelles, il existe un certain nombre de cas d'utilisation différents où leurs atouts peuvent entrer en jeu pour améliorer vos processus de paiement liés aux achats B2B. En voici quelques-uns :

• Licences de logiciels
• Dépenses Marketing
• Achats sur les Marketplaces
• Formations en ligne
• Paiements de services divers
• R&D

Vous souhaitez en savoir plus sur les différents cas d'utilisation des cartes virtuelles ?

Les cartes virtuelles conviennent-elles au processus de gestion de vos achats généraux au sein de votre entreprise ?

Si vous vous occupez de la gestion des achats généraux, il est fort probable que vous connaissiez les problématiques courantes liées aux processus de dépenses pour les paiements ponctuels et peu fréquents.

Certaines dépenses ne peuvent être gérées dans votre système de paiement traditionnel. Ces petits achats indirects peuvent sembler insignifiants car ils ne représentent qu'une fraction du volume total des achats.

Cependant, ces achats ont une influence disproportionnée sur vos coûts administratifs.

Ceci entraine des pertes financières si vous ne disposez pas d'une solution permettant de capturer correctement ces paiements afin de les contrôler et de les gérer efficacement. Vous ne pouvez pas courir après chaque paiement, d'autant plus que la tendance du travail à distance rend ce suivi plus compliqué.

Les cartes virtuelles conviennent parfaitement à ce type d'utilisation et offrent de nombreux avantages.

Cela vous permet de libérer votre temps et de continuer à gérer votre quotidien sans prise de tête.