Petroleum Geo-Services Americas

“Aus einer Woche wurden 30 Minuten“

Dank elektronischer Rechnungsdaten via AirPlus Electronic Billing konnte das amerikanische Unternehmen Petroleum Geo-Services Americas (PGS) seine internen Aufwendungen für die Reisekostenbuchung deutlich senken.

PGS Americas unterstütz Unternehmen der Öl- und Gasindustrie weltweit – das bringt auch ein entsprechendes Geschäftsreiseaufkommen mit sich. 700 Mitarbeiter sind hier regelmäßig auf Geschäftsreise, jeder Einzelne verfügt über ein eigenes Reiseprofil. Diese Profile bestehen aus einer Vielzahl unterschiedlicher Datenfelder, um die Reisekosten sämtlicher Mitarbeiter zu erfassen und zu buchen. Die von PGS Americas verwendeten Abrechnungsschlüssel zur Verbuchung der gesamten Reisekosten seiner Mitarbeiter sind von sieben Betriebszweigen, Produkten und Projektnummern abgeleitet, um nur einige Quellen zu nennen.

Vor der Zeit mit AirPlus

Das Profil jedes Reisenden ist sehr detailliert und lässt die Datenabstimmung für die Travel Manager und Buchhalter des Unternehmens zu einem aufwendigen Prozess werden. Es dauerte eine Woche und erforderte die Arbeit mehrerer Mitarbeiter, um die Kosten für jeden Reisenden zu erfassen. Es fiel so viel Datenmaterial an, dass für jeden Monat eigens Zusammenstellungen erstellt werden musste.

Vor zwei Jahren erkannte man bei PGS Americas, dass man ein Berichtstool brauchte, für das man weniger Zeit auf wenden musste und man entschied sich für eine Bezahllösung, mit der man zugleich Geschäftsberichte erstellen konn te. Das von PGS Americas ausgesuchte Tool senkte dann die für die Berichte benötigte Zeit auf die Hälfte und ließ eine Woche des Datenabgleichs, mit dem mehrere Mitarbeiter beschäftigt waren, auf drei Tage für ein paar Beschäftigte schrumpfen. Doch leider funktionierte das ausgesuchte Tool eherwie eine Firmenkarte für den Einkauf und nicht so sehr wie eine Reisestellenkarte. Es erfüllte eben nicht all die Anforderungen, die PGS Americas für seine Datenabstimmung brauchte.

PGS Americas entschloss sich dann, nach einer neuen Lösung für das Bezahlen und die Berichtserstellung zu suchen, mit der man noch mehr Zeit einsparen konnte, die sich jedoch der detaillierten Berichtsstruktur anpassen und darüber hinaus flexible Optionen beim Bezahlen eröffnen würde.

Die Lösung

Seit Juni 2004 nutzt PGS Americas den AirPlus Company Account,  der durch-schnittliche Monatsumsatz  liegt bei 250.000 Dollar. Der AirPlus Company Account erwies sich als die Lösung für PGS Americas: Dank der  Descriptive Billing Information (DBI) stehen bis zu neun unterschiedliche Felder zur Verfügung, die den jeweiligen Erfordernissen der Kunden angepasst werden können. PGS Americas hat seine DBI-Felder so aufgeteilt, dass sie den Geschäftsreiseprofilen entsprechen – so ist jede Rechnung leicht zu verbuchen. PGS Americas hat sich für AirPlus Electronic Billing entschieden, da es in vielen unterschiedlichen Formaten geliefert werden kann. PGS Americas erhält wöchentlich elektronische Rechnungsdaten von AirPlus im LARS-Format (Layout for AirPlus Record Statements): Es kann automatisch in die Abrechnungs- und Buchungssysteme integriert werden.

Mit der Entscheidung für die AirPlus-Lösungen wurden aus drei Tagen Reise-kostenbuchung ein 30-Minuten-Job für einen Mitarbeiter. Teo Contreras, Accounting Manager bei PGS Americas, ist von AirPlus wegen seiner einzigartigen Vorteile überzeugt: “PGS Americas ist mit AirPlus mehr als zufrieden. Bevor wir mit AirPlus einen Vertrag unterzeichneten, hat das Abrechnen und Verbuchen unserer Geschäftsreisen bis zu einer Woche gedauert. Jetzt brauchen wir gerade einmal 30 Minuten, um die Reisedaten unserer Mitarbeiter zu verarbeiten. Die Flexibilität von AirPlus ist das beste Verkaufsargument:. Wir erhalten die Detailinformationen, die wir brauchen, Last-Minute-Buchungen werden erleichtert und wir erfahren sofort, was wir ausgegeben haben. Die Produkte von AirPlus sprechen für sich selbst!”

Warum AirPlus?

• Descriptive Billing Information (DBI)
• Elektronische Rechnungsdaten
• Flexible Gestaltung der Rechnungen
• Hervorragender Service und Support
• Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
• Geschäftstransaktionen werden zügiger verarbeitet
• Einwandfreies Datenmaterial: Die Daten aus dem AirPlus Company Account werden automatisch den Reisekosten zugeordnet
• Die optimierten Back Office-Prozesse vereinfachen das Verbuchen von Reisen

Petroleum Geo-Services (PGS) - der Konzern
 
Petroleum Geo-Services (PGS) ist ein Unternehmen mit dem Schwerpunkt technologiegestützte Dienstleistungen für Ölförderfirmen. Von der Erschließung der Ölfelder bis zur Förderung – PGS deckt die gesamte Wertschöpfungskette ab. PGS verfolgt das Ziel, der Öl- und Gasindustrie innovative Technologien und leistungsstarke Geschäftslösungen zur Verfügung zu stellen. Der Hauptgeschäftssitz von PGS Americas befindet sich in Houston, Texas. Die PGS-Gruppe beschäftigt ca. 3.400 Mitarbeiter und verfügt über Büros und Betriebe in weltweit mehr als 20 Ländern. Im Jahr 2003 lagen die Einnahmen der PGS-Gruppe bei ca. 1,1 Milliarde US-Dollar